1. Hạn chế các cuộc họp lớn 2. Nếu không đóng góp giá trị cho cuộc họp, hãy rời đi 3. Hạn chế họp thường xuyên
Chỉ trong hơn 10 năm kể từ khi trở thành CEO của Tesla, Elon Musk đã đưa công ty của mình từ gần như vô danh trở thành một trong những công ty sản xuất ô tô giá trị hàng đầu thế giới.
Để vượt qua các đối thủ cạnh tranh tầm cỡ vững vàng trong một thị trường được kế thừa, Musk đã nhiều lần nói rằng Tesla cần phải làm việc chăm chỉ hơn và có tư duy đổi mới.
Trong một email nổi bật được gửi vào năm ngoái, Musk đã đưa ra một cái nhìn sâu sắc về cách Tesla thực hiện điều này: Đó là thông qua các cuộc họp.
Và rất có thể, những cuộc họp này khác rất nhiều so với những cuộc họp được tổ chức tại công ty của bạn.
Dưới đây là ba quy tắc của Elon Musk để có cuộc họp hiệu quả hơn
1. Hạn chế các cuộc họp lớn
2. Nếu không đóng góp giá trị cho cuộc họp, hãy rời đi
3. Hạn chế họp thường xuyên
Hãy cùng tìm hiểu lý do cho những lời khuyên khác thường của Musk.
1. Hạn chế các cuộc họp lớn
Trong email nói trên, Musk đã viết như sau:
“Hãy vui lòng hủy các cuộc họp lớn, trừ khi nó có giá trị cho mọi người, trong trường hợp ấy, hãy khiến nó diễn ra nhanh gọn.”
Trong một cuộc phỏng vấn, Musk nói rằng một cuộc họp điển hình tại Tesla không nên có quá 4 đến 6 người.
Các chuyên gia quản lý đều đồng quan điểm với suy nghĩ này.
“Mọi người thường không nghĩ đến việc ai thực sự cần có mặt trong cuộc họp. Rất nhiều người được mời họp và nếu chủ đề không liên quan đến họ, họ cảm thấy không có gì để đóng góp và ngồi họp nhưng nghĩ về các vấn đề khác không liên quan.”
Bài học rút ra: Trước khi gửi danh sách mời, hãy tự hỏi: Ai trong danh sách này sẽ có thể đóng góp (hoặc nhận được) giá trị? Ai mà không cần ở đó?
Những câu hỏi như thế này có thể giúp bạn giảm quy mô cuộc họp của mình xuống mức chỉ bao gồm những người tham dự cần có- cho phép người khác tập trung vào những nhiệm vụ có ích hơn.
2. Nếu bạn không tăng thêm giá trị cho một cuộc họp, hãy rời đi
Nhưng điều gì xảy ra nếu bạn được mời tham dự một cuộc họp và nhận ra rằng mình không nên có mặt ở đó?
Lời khuyên của Musk:
“Hãy rời khỏi cuộc họp hoặc bỏ cuộc họp ngay khi thấy rõ rằng bạn không thể đóng góp thêm giá trị.”
Hầu hết các công ty khác có thể ngạc nhiên trước quy tắc này, nhưng nó thực sự có ích.
Tất nhiên, điểm mấu chốt ở đây là xây dựng quy tắc này trong văn hóa cuộc họp. Khi trưởng nhóm cũng như các thành viên nhận ra quy tắc này có lợi và áp dụng một cách phù hợp và khéo léo, tính xác thực và minh bạch trong một tổ chức sẽ được xây dựng.
Khi được hỏi liệu có bất lịch sự khi rời khỏi một cuộc họp tại Tesla khi không thể đóng góp giá trị hay không, Musk nói: “Không, chúng tôi mong đợi điều đó.”
“Không hề bất lịch sự khi rời đi. Trái lại bạn sẽ được xem là bất lịch sự khi ở lại và làm lãng phí thời gian”
Bài học rút ra: Nếu các cuộc họp của bạn thường xuyên có những người tham dự chỉ dán mắt vào điện thoại bởi họ thấy nhàm chán, hãy cân nhắc áp dụng quy tắc này cho công ty mình.
3. Hạn chế các cuộc họp thường xuyên
Musk viết: “Cũng không nên họp thường xuyên, trừ khi cần giải quyết một vấn đề cực kỳ khẩn cấp. Tần suất họp sẽ nhanh chóng giảm khi vấn đề khẩn cấp được giải quyết.”
Bất kỳ ai từng làm việc cho một tổ chức lớn đều nhận ra giá trị trong quy tắc thứ ba này. Thông thường, các cuộc họp được sắp xếp theo thứ tự để giải quyết những đề có mức độ ưu tiên khác nhau. Nhưng đôi lúc, khi vấn đề đã được xử lý, cuộc họp vẫn lặp lại.
Kể cả điều này chỉ xảy ra một hoặc hai lần trước khi người kiểm duyệt nắm bắt và điều chỉnh, thời gian cũng đã bị lãng phí và các vấn đề có mức độ ưu tiên cao hơn bị bỏ qua.
Bài học rút ra: Hãy tự hỏi bản thân về tính cấp bách của cuộc họp. Có thể giảm tần suất cuộc họp và trao đổi thông tin qua email hoặc trò chuyện nhóm không?
Nếu làm vậy, bạn sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người và tăng giá trị các cuộc họp mà bạn tổ chức.
Áp dụng các quy tắc này vào thực tế sẽ tăng năng suất chung – và làm cho các cuộc họp trở nên có giá trị.
Mộc Dương
Theo INC
