Ngân sách có lẽ là từ khoá phổ biến chỉ sau sales và marketing, nói nhiều về nó nhưng có lẽ ít người biết rõ nó là cái gì, lập ra sao. Phổ biến thường thấy là kế hoạch năm sau cao hơn năm trước 1 con số nào đó, ví dụ 10%, 20% nhưng trong phần lớn các trường hợp người đưa ra con số đó cũng chẳng biết tại sao có con số đó, chỉ đơn giản là năm sau phải cao hơn năm trước.
Hậu quả của việc đó là nhân viên cứ thế mà làm, sếp muốn vậy thì làm vậy nên tính cam kết không cao, đơn giản là vì nó không có cơ sở vững chắc nào, nhiều khi chỉ duy ý chí, là con số mong muốn đạt được trong khi các điều kiện để đạt được con số đó lại không có hoặc không đủ.
Lập ngân sách cũng có thể hiểu đơn giản là đưa toàn bộ kế hoạch kinh doanh lên bàn, giữa các bộ phận, các con số có mối liên hệ hữu cơ lẫn nhau, ràng buộc lẫn nhau, muốn đạt được A thì B phải thay đổi như thế nào đó.
Ví dụ muốn tăng doanh thu thì vốn lưu động cũng phải tăng để đáp ứng nhu cầu tồn kho, cho khách hàng nợ tăng lên… chỉ đơn giản phán tăng doanh thu nhưng các điều kiện hỗ trợ khác không có thì khi đưa vào thực thi sẽ xuất hiện rất nhiều vấn đề.
Doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng nên lập ngân sách, nói thì có vẻ to tát nhưng quy mô thế nào, trình độ nhân viên đến đâu thì làm đến đó, điểm mấu chốt là phải có cái gì đó để so sánh với kết quả thực hiện. Tuy nhiên nếu làm không đúng phương pháp thì kết quả so sánh có thể không mang nhiều ý nghĩa. Bài viết này đương nhiên không thể giúp được tất cả mọi người với các điều kiện rất khác nhau, nó mang tính chất gợi ý, định hướng nhiều hơn.
Nếu người chủ tinh ý thì sẽ biết cách vận dụng hiệu quả.
Công ty có nhiều mảng, nhiều bộ phận; mỗi quản lý cấp trung chỉ biết phần việc của mình mà thường yếu (hoặc không có điều kiện) về cái nhìn tổng thể. Cũng giống như câu chuyện thầy bói mù xem voi, mỗi người chỉ thấy một phần rất nhỏ của con voi, nhiệm vụ của người chủ là phải đứng xa ra một chút để có thể nhìn thấy cả con voi.
Ở đây chỉ mới đề cập đến kế hoạch “cứng”, trong thực tế thì cần phải lập kế hoạch theo tình huống nữa (Senario planning), tức cho một vài thông số biến đổi để xem kết quả thay đổi thế nào, ví dụ giảm doanh thu 10% so với kế hoạch thì các số liệu khác (chẳng hạn lợi nhuận) biến đổi thế nào. Việc đó cũng khá phức tạp, xin hẹn trong bài viết sau.
Bài viết của anh Cao Chức đăng trong Group FB Quản trị và Khởi nghiệp.
