Nếu hay tổ chức sự kiện ngoài trời thì bài viết của anh Roy Pham, Smart Buddies Asia đăng trong Group Quản Trị và Khởi nghiệp rất hữu ích dành cho bạn.
1. Xác định đúng Mục đích và hoạt động chính của sự kiện sẽ giúp dễ phát triển ý tưởng của sự kiện và lên danh sách các nhà tài trợ tiềm năng. Thông thường mục đích và hoạt động của sự kiện nhằm:
– Làm nổi bật tính năng sản phẩm và giúp người tham gia tương tác nhiều với sản phẩm. Tạo sự chú ý của sản phẩm/thương hiệu đối với thị trường mục tiêu.
– Giúp cho sản phẩm/ thương hiệu có một ý nghĩa cao hơn tác dụng hàng ngày.
– Xây dựng được cộng đồng và tính kế thừa.
Ví dụ: Một cuộc thi chạy bộ sử dụng bột màu sắc làm điểm nhấn diễn ra hàng năm. Tài trợ chính là một thương hiệu nước tinh khiết. Cả 3 mục đích trên đều được thỏa mãn.
– Trong quá trình chạy bộ, người tham gia buộc sử dụng rất nhiều nước uống để bổ sung và rửa mặt.
– Mục đích của cuộc chạy bộ là vì tính bình đẳng màu da, tôn giáo nên sử dụng bột màu ném vào nhau để xóa nhòa ranh giới. Và tính bình đẳng này đã thể hiện rõ trong việc sử dụng thương hiệu nước đó – con người ai cũng cần nước sạch.
– Sự kiện dành cho gia đình và mọi lứa tuổi.
2. Xác định đúng quy mô và địa điểm
– Thuận tiện đến
– Đủ không gian để phân khu và quản lý đám đông phòng tránh các rủi ro cháy nổ, bầy đàn, bạo động… đồng thời đảm bảo khách mời cảm giác được nhiệt của sự kiện.
Nên có 3 địa điểm với layout khu vực trong, ngoài cụ thể. Thực địa trước khi chọn địa điểm dù cho đã quen thuộc với chỗ đó.
3. Chọn thời điểm phù hợp
Cân nhắc các yếu tố về thời lượng chương trình, thời gian bắt đầu và hình dung các tương tác của yếu tố thời điểm đến sự thành công của chương trình. Các câu hỏi cơ bản:
– Vì sao là khung giờ đó? Có thu hút khách tốt nhất chưa?
– Có chương trình nhắm đến cùng đối tượng khách trong thời điểm đó không?
4. Lên các kế hoạch quản lý rủi ro và huấn luyện xử lý cho đội ngũ tham gia sự kiện
Phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong ban tổ chức. Đặc biệt chú ý an toàn cho trẻ em, người già, phụ nữ. Từng khu vực đều có người chốt xử lý tình huống. Các rủi ro thường thấy:
-Thay đổi thời tiết
-Cháy nổ
-Hiệu ứng âm thanh ánh sáng
-Nhân sự
-Vệ sinh thực phẩm
-Đám đông
5. Chuẩn bị ngân sách phù hợp và luôn có tiền mặt dự phòng cho các tình huống bất ngờ. Chú ý về tiến độ thực hiện nên đi kèm với tiến độ chi trả. Các chi tiết này nên qui định cụ thể trong hợp đồng.
6. Người quản lý hợp đồng giữa các bên. Mỗi bên cử 1 đại diện tiếp nhận và xử lý thông tin. Qui định rõ trong hợp đồng. Người quản lý hợp đồng này không nhất thiết phải là người đại diện pháp luật.
7. Lưu thông về tin tức trước, trong, sau sự kiện. Bên cạnh kế oạch truyền thông cần có thì việc đảm bảo tính liên lạc các thành viên hết sức quan trọng. Đặc biệt là trong qua trình sự kiện diễn ra. Chắc chắn rằng các vị trí đều có thể liên hệ trưởng ban tô chức nhanh nhất. Đừng tiết kiệm khoản chi này trong ngân sách.
8. Luôn có một bộ giấy phép đầy đủ khi sự kiện diễn ra. Nhất là các sự kiện có người nước ngoài tham gia và các hoạt động liên quan pháo hoa, cháy nổ. Ngoài các giấy phép chính cần thêm sự đồng thuận hỗ trợ của địa phương: quận, huyện, xã… một số giấy phép:
– Giấy phép tổ chức sự kiện
– Đăng ký kd của công ty tổ chức sự kiện
– Phòng cháy chữa cháy
– Vệ sinh an toàn thực phẩm
– Giấy phép quảng cáo sự kiện
9. Chú trọng thiết kế các tài liệu liên quan. Với tính chất ngoài trời các thiết kế nên rực rỡ, dễ nhìn, dễ nhận thấy các thông tin cơ bản: địa điểm, thời gian, hoạt động chính ở mọi điều kiện ánh sáng. Các chất liệu thường thấy là PP và hiflex. Nếu có liên quan đến thương hiệu của nhà tài trợ nên có sự đồng ý về thiết kế trước khi thực hiện in ấn.
10. Phân khu khách VIP với các tiêu chí: dễ quan sát hoạt động chính, thóat hiểm dễ dàng, tách biệt với đam đông, có phục vụ riêng. Khách VIP có 3 đối tượng chính: Đại diện tài trợ, Đại diện các cơ quan liên quan, Nghệ sĩ và người nổi tiếng khác. Thiệp mời thiết kế riêng và có dấu hiệu nhận biết để đội ngũ tổ chức nhận biết và xử lý tình huống kịp thời.
11. Sử dụng trí tưởng tượng của mình đóng vai khách đến tham dự để hình dung kịch bản tổ chức tốt hơn. Luôn luôn thực hiện tổng duyệt từ 72 đến 24 tiếng trước khi sự kiện chính diễn ra. Tất cả người liên quan phải có mặt và phản hồi ngay các việc chưa hợp lý.
