Bài viết của anh Trần Bằng Việt, Chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp donga.solutions, đăng trong Group FB Quản trị và Khởi nghiệp.
(Bài viết đã được đăng trên báo Saigon Times bản giấy)
Tôi leo đỉnh Tà Chì Nhù 2979m ở Yên Bái bởi một sự tình cờ. Ban đầu chỉ nhìn nhận đây như một cơ hội để thử thách ý chí cá nhân và tăng cường tinh thần hợp tác trong nội bộ JCI Việt Nam. Tuy vậy, khi đã vượt qua một chặng đường khăn khó và vất vả để lên đến đỉnh, tôi thấy rõ chỉ một mình ý chí thì chưa đủ.
QUẢN LÝ MỤC TIÊU & TẠO ĐỘNG LỰC
Đỉnh núi cao thứ 6 Việt Nam với những ngọn úp lên mây, gần như không có đường đi ngoài những lối chân dê nho nhỏ rải rác ở một vài triền dốc. Thoạt nhìn, nhiều người rất nản với độ khó ấy và đã phải bỏ cuộc.
Ban tổ chức đã khéo léo chia chặng đường lên đến đỉnh thành lộ trình 2 ngày khá độc lập. Mỗi ngày có 5-6 chặng khác nhau với những điểm dừng chân cho mọi người. Mỗi chặng sẽ cần từ 45’ đến 90’ di chuyển cho những cá nhân với thể chất khác nhau.
Như vậy, cái dường như không thể đã được biến thành những mục tiêu tương đối khả thi hơn.
Ở một góc độ khác, nếu đỉnh núi này quá bình thường: thấp, không có độ khó cao, không có cảnh đẹp, không thấy đây là cơ hội đoàn kết và tăng cường văn hoá hợp tác nội bộ thì có lẽ tôi đã không bay từ Nam ra Bắc để rồi cùng các bạn trải qua những ngày dầm mưa dãi nắng như thế.
Ngẫm lại, việc leo núi này cũng như chúng ta đặt ra và theo đuổi tầm nhìn cho doanh nghiệp hay tổ chức của mình. Nếu tầm nhìn quá tầm thường: không háo hức, không thách thức, không tự hào thì chúng ta sẽ không thu hút được sự ủng hộ của anh tài. Nếu tầm nhìn quá cao, quá xa, quá khó mà không có những chiến lược thuyết phục cùng những mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn thì mọi người cũng sẽ nản lòng mà bỏ đi.
Việc xác lập tầm nhìn phù hợp cùng việc xây dựng chiến lược đúng đắn và mục tiêu khả thi là cần thiết. Thế nhưng, việc truyền thông tạo động lực sau đó sẽ còn quan trọng hơn bản thân cái tầm nhìn và mục tiêu ấy nhiều. Tuỳ vào từng cá nhân và mối quan tâm của họ mà ban tổ chức đã trao đổi, khích lệ và tạo được ham muốn và quyết tâm của từng người. Và kết quả là cả 6/6 thành viên đã cùng lên đỉnh.
CHUẨN BỊ KỸ & TẬP TRUNG CAO
Cho dù đã phân được mục tiêu từ đầu với tính thuyết phục khá cao. Thế nhưng, có bước vào thực tế mới biết nó vật vã đến cỡ nào. Đã có nhiều đoạn, các thành viên tham gia muốn buông bỏ. Có nhiều đoạn mà đường như tôi không còn khả năng nhấc nổi bước chân lên: tim đập mạnh, phổi khô rát, miệng đắng nghét, chân mỏi nhừ và các cơ căng đét.
Muốn đạt được mục tiêu, tổ chức và các cá nhân của nó sẽ cần hình dung và chuẩn bị thật kỹ. Tổ chức sẽ cần những trang thiết bị, vật dụng cần thiết, tổ chức và sắp xếp lịch trình phù hợp, hướng dẫn cá nhân tập luyện để bù đủ năng lực cần thiết cho chuyến đi. Tổ chức cũng sẽ cần thường xuyên nhắc nhở, động viên và cảnh báo mọi người. Điều quan trọng là không nên coi đây là truyền thông một chiều kiểu dán thông báo hay gửi email là xong mà phải tương tác, tuỳ biến theo thói quen, mối quan tâm, tính cách và mong ước của từng thành viên trong đoàn.
Chặng khó nhất là chặng đầu tiên: phải thực sự cùng nhau bắt đầu, còn nếu không bạn sẽ chỉ có những người đứng ngoài tổ chức để vỗ tay, hay thậm chí chỉ trỏ và chê bai mọi người. Phải làm cho mọi người cùng lên đường.
Bước đi khó khăn nhất, nhưng cũng là bước đi duy nhất có ý nghĩa là bước đi tiếp theo. Nếu cứ nhìn đến tương lai quá xa ta sẽ thấy con đường mịt mù và dễ có tâm lý bỏ cuộc. Nhưng nếu ta tập trung vào chặng hiện tại, và bước đi tiếp theo thì dường như đó lại là một việc khả thi hơn rất nhiều. Và từng bước nhỏ sẽ dần ta gần hơn với thành công.
Trong các tổ chức, ngoài việc phân rã các mục tiêu cho các giai đoạn, ta còn phải phân bổ chúng cho các cấp thấp hơn, thậm chí đến cấp cá nhân. Các hệ thống quản trị mục tiêu hay KPI là để giúp chúng ta làm được việc đó. Và may mắn hơn cho chúng ta là khi một đơn vị hay cá nhân không đạt được mục tiêu, chúng ta không nhất thiết phải cắn răng chịu đựng như khi leo núi mà có thể bổ sung, nâng chất hay thậm chí thay máu đội ngũ để bảo đảm mức độ phù hợp với mục tiêu chung.
Cũng tương tự như vậy, đừng phân tán công sức vào quá nhiều mục tiêu cùng lúc. Hãy chọn chỉ vài cái quan trọng nhất và tập trung tuyệt đối cho nó.
TINH THẦN ĐỒNG ĐỘI & VĂN HOÁ TÍCH CỰC
Tôi là người nặng ký nhất đoàn, gần gấp đôi người nhẹ nhất. Tôi cũng là người già nhất đoàn, gấp rưỡi tuổi bình quân của nhóm. Tính ra cái sự mệt mỏi của tôi chắc phải gấp đôi mọi người, và sự cố gắng, có lẽ cũng phải cao hơn một chút.
Tuy vậy, tôi vượt được 9,2km để lên đỉnh và sau đó 9km xuống núi được không đơn thuần nhờ ý chí của cá nhân mà còn vì sự hỗ trợ của các đồng đội của mình. Trong cả đoàn, không có một tiếng nói tiêu cực nào, không có một lời chê bai nào dù trực tiếp hay gián tiếp. Mọi người ghi nhận những thành quả nhỏ bé của tôi và động viên cho những gì sắp tới. Có những khi nản quá, tôi hỏi các bạn hướng dẫn viên địa phương xem còn xa lắm không. Các bạn bảo, anh leo như vậy là tốt lắm, hơn xa nhiều người, giữ được tốc độ này, anh sẽ đến đích sớm hơn kế hoạch.
Những khi tôi mệt, các bạn lại kể tôi nghe những cảnh đẹp trên núi, những cảm giác tự hào mà thành viên các đoàn khác đã có. Các bạn lại chia cho tôi một mẩu sô cô la, một múi cam để nhanh hồi sức.
Không có một tiếng nói tiêu cực nào, không có bất kỳ một lời chê hay phê bình nào trong đoàn.
Tôi thầm nghĩ, nếu không có những người đồng đội phù hợp, có lẽ tôi đã bỏ cuộc.
Và tôi nghĩ đến những tổ chức mình đang gắn bó, những doanh nghiệp mình đang tư vấn. Nơi nào bầu không khí tích cực, nơi đó mọi việc hừng hực lửa và kết quả rất khả quan. Nơi nào có những người tiêu cực, hay có việc bàn lui, và nhiều việc trì trệ hay bị vô hiệu hoá ở một cấp nào đó. Sự việc dần dẫn đến trong một số trường hợp, ta có thể sẽ mất tự tin vào chính mình. Cho dù ta chính là người lãnh đạo.
Là người lãnh đạo, ta cần duy trì xung quanh mình những con người và những nguồn năng lượng tích cực.
Ta là người có quyền lựa chọn, đến việc đó mà ta còn không làm được nữa thì còn làm được việc gì nữa.
SẴN SÀNG & TINH GỌN
Bạn sẽ không hiểu được giá trị của cái trợ khớp gối, cây gậy, cái mũ, cái áo mưa hay chai nước đến khi bạn gục ngã trên đường. Bạn sẽ lạnh cóng trong đêm, và mất sức vào ngày hôm sau nếu không có lều, lót nền hay túi ngủ. Đoàn đội sẽ giảm năng lượng nếu thiếu một cây đàn ghi ta, một đống lửa và những câu chuyện từ trái tim đến trái tim.
Muốn tồn tại, muốn đi xa và muốn đạt được thành công ta cần luôn chuẩn bị cho mình những hành trang cần thiết nhất: công cụ làm việc và quản lý, hệ thống quản trị và văn hoá doanh nghiệp. Những hành trang này không nhất thiết phải tốn kém hay nặng nề. Một cái hộp quẹt có thể làm nên đêm lửa trại bập bùng. Một chiếc lều nhỏ có thể làm nên một đêm yên giấc. Những lời nói và hành động trên đường đi có thể làm nên một chuyến đi thành công và những kỷ niệm khó quên đến trọn đời.
Tuy vậy, không phải cứ nhiều hơn, đầy đủ hơn là tốt hơn.
Chỉ có ai đã từng leo núi, và núi cao, mới thực sự hiểu tinh gọn là gì. Một cái áo mưa, một hộp kem đánh răng hay một chai nước suối bạn mang thêm sẽ trở nên nặng gấp vài chục lần và có thể kéo ngã bạn, hay làm bạn bỏ cuộc.
Giữ cho cho bộ máy của chính mình tinh gọn hay tối giản nhất có thể là một điều quan trọng để hướng tổ chức đến hiệu quả và hướng đến tương lai.
Khi tôi thử ứng dụng điều này, lạ lùng là tôi đã bỏ lại hơn 2/3 cân nặng của ba lô của mình dưới chân núi. Và trong số những gì mình còn mang theo, tôi phát hiện ra những gì có giá trị nhất đối với hành trình của mình lại không có cân nặng, không tốn nhiều chi phí để mang vác: tinh thần và sự hợp tác của mọi người.
NĂNG LỰC & ĐỘI NGŨ
Hành trang cho chuyến đi không chỉ là những công cụ dụng cụ. Hành trang cho chuyến đi của ta còn là những con người với những năng lực cần thiết. Sẽ cần ai đó biết dựng lều, cần có ai đó biết lắng nước, cần có ai đó biết đàn hát, cần có ai đó biết câu ắcquy.
Ta có thể bổ sung năng lực bằng cách tự học hỏi. Nhưng việc đó sẽ cần nhiều thời gian và chi phí. Ta có thể bổ sung năng lực bằng cách mời thêm người phù hợp vào đội ngũ. Nhưng việc đó sẽ thêm chi phí. Và chi phí lớn nhất không phải là tiền mà là văn hoá của nhóm có thể sẽ bị tác động, quy mô của nhóm sẽ bị phình to và kỷ luật của nhóm sẽ cần phải siết chặt.
Trong quản trị, câu chuyện tương tự cũng diễn ra liên tục. Bổ sung năng lực là việc tất yếu. Nhưng cách bổ sung cùng những hệ quả liên quan lại là lựa chọn mang tính đánh đổi đối với tổ chức. Và chúng ta cần tổ chức hệ thống quản trị một cách phù hợp nhất với hiện trạng và chất lượng đội ngũ thì mới mong có hiệu quả lâu bền.
LÃNH ĐẠO & KIỂM SOÁT
Khoảng cách giữa người dẫn dắt và mọi người cũng rất quan trọng. Nếu người dẫn dắt đi quá gần, mọi người sẽ có xu hướng đi chậm rãi, thư thả và trễ nải. Nếu người dẫn đường đi quá xa, sương mù sẽ che lối, mọi người sẽ có cảm giác bơ vơ, lạc lõng, thậm chí muốn bỏ cuộc. Phải giữ sao cho vừa đủ xa để mọi người phải gấp gáp, phải tập trung, phải cố gắng nhưng cũng phải vừa đủ gần để mọi người cảm thấy họ vẫn được kết nối, được quan tâm và được dẫn dắt.
Tập thể lý tưởng là nơi mà các thành viên đều có ý thức tự giác tốt. Mỗi người tự mang vác hành lý của mình cùng các vật dụng chung của nhóm. Mọi người cùng góp sức vào công việc chung. Không nên có sự thoả hiệp vì khi đó ta sẽ tạo ra sự ỷ lại, và giật dây cho sự sụp đổ ý chí của người đó cũng như gieo mầm mống cho sự tan vỡ tinh thần của tổ chức. Ai đó mang vác giúp bạn: bạn sẽ có xu hướng muốn mang thêm những thứ dư thừa không thực sự cần thiết cho mình hay cho tập thể. Ai đó giúp bạn: bạn sẽ được quyền yếu đuối, được quyền dựa dẫm, được quyền gục ngã. Còn nếu không, bạn sẽ buộc phải lựa chọn, buộc phải cố gắng vươn lên. Và khi tự thân bạn tốt dần lên, tổ chức cũng sẽ tốt hơn. Đó là chưa nói đến việc tinh thần tập thể có thể bị huỷ hoại nếu có những người luôn dựa dẫm vào chỗ khác và vào người khác.
Nói như vậy không có nghĩa là bạn không nên hỗ trợ người khác. Nhưng cần hiểu hỗ trợ một chút, choàng một tý việc khác hẳn với việc làm thay, làm giúp, rồi thậm chí thành nghĩa vụ đương nhiên. Đi chậm lại một chút, nghỉ thêm năm ba phút, chia sẻ một tý nước, kéo tay những đoạn đường khó, nhắc nhở những chỗ nguy hiểm, khuyến nghị giữ sức… là những việc nên làm. Nhưng xách hành lý giúp nhau, cõng nhau, hay dễ dãi hay thoả hiệp đến mức cho phép nằm ngủ phủ phê là không chấp nhận được. Điều này không chỉ không tốt cho mình, cho tập thể, mà còn không tốt cho cả cá nhân đó nữa.
CHUNG THÀNH QUẢ & DỰNG NIỀM TIN
Chúng tôi, người trước kẻ sau cùng nhau tới đỉnh, sớm chậm hơn nhau khoảng một giờ. Người trước đợi người sau, người sau kiên quyết không bỏ cuộc vì biết rằng người trước đang đợi mình phía trước. Chúng tôi chúc mừng nhau, chung vui với nhau và chụp với nhau những bước ảnh mà 5, 10 hay thậm chí 20 năm sau chúng tôi sẽ còn thấy tự hào.
Không ai trong chúng tôi hưởng được nhiều vinh quang hơn người khác. Không vinh quang bên ngoài nào lớn hơn cảm giác thành tựu trong lòng mình. Và niềm vui về những thành tựu vừa qua không thể nào lớn bằng niềm vui về khả năng vượt khó tích luỹ được cho tương lai.
Ở trên đỉnh núi, chúng tôi cùng bàn về những việc khó khăn mà mình sẽ cùng nhau làm trong tương lai. Về tổ chức tốt đẹp mà mình đang cùng xây dựng cùng những thách thức phía trước. Chúng tôi cũng động viên và thành tâm chúc mừng người khác đạt được giấc mơ của họ.
Chúng tôi, trước sau nhau vài chục phút cùng nhau xuống núi một cách an toàn và hoan hỉ. Và dù có nhóm phải về Hà Nội trước ngay trong đêm để kịp sáng mai đi làm, chúng tôi vẫn kịp trao cho nhau những nụ cười, những niềm vui và những tình cảm thực sự. Lần sau gặp nhau, chúng tôi đã là những người đồng đội đáng tin cậy, đã từng cùng vượt khó khăn, và đã từng cùng chiến thắng. Lần sau gặp nhau, chúng tôi sẽ làm việc ngay như một đội nhóm quyết thắng: mục tiêu rõ ràng, tinh thần tích cực, phối hợp ăn ý và tự giác kỷ luật.
Chúng tôi đã là một tập thể thực sự, chứ không còn là tập hợp những con người riêng lẻ!
Bạn có muốn mình có một đội nhóm quyết thắng?
