Triển khai giải pháp ERP được tiến hành ở tất cả các bộ phận và phòng ban của doanh nghiệp. Triển khai ERP làm thay đổi cách thức tương tác cũng như quy trình vận hành, hoạt động giữa các bộ phận với nhau. Vì vậy để dự án triển khai ERP thành công và đưa vào vận hành, khai thác hiệu quả là thách thức của rất nhiều doanh nghiệp.
Với kinh nghiệm triển khai dự án ERP hơn 15 năm, tôi đúc rút ra các yếu tố quan trọng sau giúp cho việc triển khai dự án ERP thành công
1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai.
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn và bức xúc của doanh nghiệp hiện nay cũng như những thách thức khi phát triển và cạnh tranh từ 3 đến 5 năm tới để xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP và xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của nhân sự công ty.
2. Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp.
Sau khi xác định rõ nhu cầu và bức xúc sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển khai phù hợp, đối tác triển khai phải có nhiều kinh nghiệm và phải được chứng minh qua thực tiễn đã triển khai thành công giải pháp ERP ở nhiều doanh nghiệp cùng lãnh vực với quy mô doanh nghiệp ngang bằng hoặc lớn hơn quy mô doanh nghiệp hiện nay. Đối tác triển khai cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng giải pháp, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.
3. Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành công dự án càng cao.
– Giám đốc dự án: Thông thường là TGĐ, Phó TGĐ, giám đốc chiến lược. Đây là người tài trợ và đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn triển khai dự án
– BPO: Thông thường là giám đốc các bộ phận, những người này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống ERP và phân công nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất vào thực tế và đảm bảo khi vận hành hệ thống ERP thì các quy trình bên ngoài cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phù hợp với vận hành hệ thống ERP
– Quản trị dự án: Thông thường là CIO, CFO, QTDA đã có kinh nghiệm triển khai ERP, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án
– Người dùng chính (Key – Users) :Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi Master data, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho Người dùng cuối cùng (End-Users).
4. Tuân thủ quy trình triển khai và ứng dụng quy trình chuẩn (Best practices) của hãng ERP
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rũi ro khi triển khai ERP thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình triển khai của hãng ERP đã xây dựng, quy trình triển khai được các hãng ERP xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới và được đúng kết lại. Vì vậy các doanh nghiệp Việt Nam muốn triển khai thành công thì chúng ta phải tuyệt đối tuân thủ quy trình triển khai và đây cũng là điều kiện cần và tiên quyết để triển khai thành công dự án ERP.
Khi chúng ta mua hệ thống ERP là chúng ta đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế, vì vậy chúng ta phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn và tính hợp của hệ thống, doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất kinh doanh và muốn mở rộng quy mô thì càng phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.
5. Đào tạo và chuyển đổi hệ thống : Chuyển đổi nhiều lần để đảm bảo tính đúng đắn và chính xác của dự liệu
Đào tạo người dùng chính (Key Users) và người dùng cuối (End Users): Sử dụng phương pháp train the trainer, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống, sau đó Key Users sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp đã thống nhất và hoàn thành xác nhận thì chuyển dự án qua giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức và Key Users sẽ lên kế hoạch để đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users).
Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.
Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục (Master data) và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để chuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác chúng ta phải có ít nhất 3 lần chuyển trước khi đưa hệ thống váo vận hành chính thức.
6. Cut Over hệ thống cũ và vận hành chính thức hệ thống ERP online:
Vận hành chính thức hệ thống ERP và chỉ vận hành duy nhất một hệ thống để đảm bảo hệ thống vận hành online. Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát tứng thời trên hệ thống ERP, kiểm soát công việc hàng ngày trên hệ thống ERP, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống để kiểm soát, ký chứng từ, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.
7. Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp cùng tham gia và thực hiện truyền thông và cổ vũ cho dự án ERP.
Pham Quang Chien Co-Founder of CITEK.VN
Bài viết đăng trên group QTvKN
