Theo tiếng Nhật, Kaizen được viết từ 2 chữ: Kai và Zen. Kai có nghĩa là “thay đổi”, Zen có nghĩa “tốt hơn”, việc kết hợp hai chữ này được hiểu là “cải tiến” hay “thay đổi để tốt hơn”. Rất nhiều người hiểu như vậy, biết như vậy nhưng làm sao để thực hiện? Người Nhật khi thực hiện KAIZEN, họ sẽ tiến hành tuần tự theo 4 nguyên tắc. Đó là các nguyên tắc ECRS.
ELIMINATE Loại bỏ.
“Công việc này, thao tác này có cần thiết hay không?”
Chúng ta có thể xem xét cắt bớt các thao tác, các công việc không cần thiết, điều này đem lại hiệu quả vô cùng lớn. Không chỉ trong môi trường sản xuất, mà trong hoạt động kinh doanh hay trong công việc điều hành quản lý cũng có thể phát huy hiệu quả.
Đối với các nghiệp vụ hàng ngày, các công việc lặp đi lặp lại mà ta cứ nghĩ là những việc đương nhiên, hãy đặt câu hỏi :“thực sự việc này có cần thiết?”. Khi đó, tự khắc các ý tưởng cải tiến sẽ hé lộ.
Hãy bắt đầu cải tiến bằng việc loại bỏ những việc, những thao tác không cần thiết!
COMBINE Kết hợp.
“Có thể kết hợp để hiệu quả hóa hơn không?”
Việc phân loại hóa các công việc nhằm mục đích chuyên môn hóa, nâng cao hiệu xuất làm việc. Tuy nhiên, nếu sa đà quá vào việc phân loại, nó sẽ phản tác dụng và không hiệu quả.
Đối với các tập đoàn lớn, việc sát nhập các công ty nhỏ để giảm bớt bộ máy quản lý cồng kềnh cũng là 1 phương thức cải tiến.
Trong công việc hàng ngày, chúng ta có thể kết hợp các nghiệp vụ với nhau như trong thời gian đi chuyển thì lập, đọc tài liệu hoặc trong lúc họp thì ghi biên bản, những điểm mấu chốt của cuộc họp có thể kết hợp triển khai trong kế hoạch lần sau.
Hãy nghĩ các công việc có thể kết hợp cùng nhau không?
REARRANGE Thay thế (sắp xếp lại)
“Tuần tự các công việc có thể sắp xếp lại để hiệu quả hơn không? “
Chẳng dụ, chúng ta thường xuyên tổ chức các cuộc họp tại công ty. Các tài liệu trong cuộc họp được phát cho những thành viên tham gia. Tuy nhiên, trường hợp phát tài liệu trong ngày họp và trường hợp gửi Email tài liệu trước ngày họp thì việc nào hiệu quả hơn?
Nếu chúng ta nhận được tài liệu trước cuộc họp, chúng ta có thể đọc trước 1 lượt nội dụng và có thể nhanh chóng đi vào vấn đề chính, do đó, dễ dàng trở thành cuộc họp có thể quyết định vấn đề.
Tuy nhiên, nếu được phát tài liệu vào ngày họp, khi bắt đầu họp, chúng ta phải mất thời gian giải thích tài liệu, cung cấp thông tin của tài liệu… và vì vậy có thể không phát huy hiệu quả cuộc họp vì không có sự chuẩn bị trước từ người tham gia.
Do đó, việc sắp xếp công việc trước sau ra sao để có hiệu quả là một nguyên tắc quan trọng của cải tiến.
SIMPLIFY Đơn giản hóa.
“Có thể đơn giản hóa để công việc hiệu quả hơn không?”
Việc đơn giản hóa như là lập các bảng tiêu chuẩn nghiệp vụ để ai cũng có thể làm và tránh nhân viên mắc lỗi. Điều này sẽ tiết kiệm được thời gian phải phán đoán cho nhân viên vì vậy công việc được tiến hành với tốc độ nhanh hơn. Đây là điển hình của việc làm theo quy trình của các công ty Nhật.
Đối với một doanh nghiệp, một công ty, chúng ta chỉ tập trung thời gian vào các hoạt động sinh ra giá trị gia tăng. Ngược lại, những hoạt động không sinh ra giá trị gia tăng thì cần phải giảm thiểu một cách tối đa. Để triệt để thực hiện điều này, đừng nghĩ rằng việc “đương nhiên” là “đương nhiên” chúng ta phải làm và chúng ta không thể thay đổi nó! Hãy suy nghĩ, chúng ta có thể loại bỏ, kết hợp, thay thế và đơn giản nó hay không? Chúc các bạn liên tục cải tiến thành công!
Bài viết của chị Bùi Thị Thu Hằng đăng trong Group FB Quản trị và Khởi nghiệp.
