Email đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và giao tiếp hàng ngày. Cho dù công ty nhỏ hay công ty lớn thì các trao đổi trong nội bộ chủ yếu vẫn là email, đặc biệt là những người nói kém thì càng thích trao đổi qua email.
Tuy nhiên để viết email chuyên nghiệp thì không phải ai cũng làm tốt, dưới đây là những kỹ năng cơ bản để viết email chuyên nghiệp bạn cần biết.
Một email theo đúng chuẩn mực bao giờ cũng phải có đầy đủ phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email.
1. Địa chỉ email người nhận
Nguyên tắc là bạn phải gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC đúng lúc đúng chỗ.
Cc (Carbon Copy): Bất cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận trong hộp To: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao.
Bcc (Blind carbond copy): Với Bcc thì người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn được sao gửi cho Bcc.
2. Chủ đề (subject) email
Để người nhận biết thông tin khái quát về nội dung bạn muốn gửi, đừng quên viết phần chủ đề (subject).
Phải lưu ý dùng tiêu đề email rõ ràng, dễ hiểu, đây là phần cho người nhận biết bạn muốn gì, nội dung chính sẽ đề cập đến của email.
Ví dụ: “Thông báo họp lúc 14h chiều”, “Báo cáo tháng 5”, “Về việc phân công nhân lực trong nhóm”…
3. Mở đầu email
Bạn nên nhớ không bao giờ bắt đầu luôn nội dung email mà không có câu chào mở đầu, cũng giống như gặp nhau mà không chào hỏi, rất bất lịch sự. Bạn hãy sử dụng những “lời chào” chuyên nghiệp, trang trọng như Kính gửi:…; Dear…., Hi….
Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng “Dear”, “Kính gửi” cùng với tên người nhận. Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng.
Với những email thoải mái, không cần quá trang nghiêm bạn có thể mở đầu bằng “Hi” cùng tên người nhận.
Sau lời chào bạn nên nêu lý do tại sao có email này, lý do bạn biết đến họ, gửi mail cho họ… Phần mở đầu sẽ cho người nhận biết bạn là ai và bạn sẽ nói về chủ đề gì sau đó.
Ngoài ra, nếu được, bạn nên nói ngay từ đầu email những điểm quan trọng mà người nhận cần chú ý khi đọc mail bên dưới.
4. Nội dung email
Đây là phần chính quan trọng nhất của bức thư. Không nên vì nó là phần quan trọng mà bạn viết dài lê thê, tràng giang đại hải, không khoa học.
Để chuyên nghiệp, bạn nên viết ngắn gọn và thật đơn giản. Khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.
Một email bao gồm nhiều đoạn. Mỗi đoạn chỉ tối đa 4 câu và 4 dòng. Các đoạn phải cách nhau một dòng.
5. File đính kèm
Bạn chỉ nên sử dụng file đính kèm khi cần thiết, nếu định gửi file đính kèm thì tuyết đối không nên quên file đính kèm…
Nếu thông tin ngắn và đơn giản, bạn nên viết để ở phần nội dung thư thay vì gửi file đính kèm để gửi nhận không mất thời gian tải về.
Nếu như phải trình bày dài hơn thì nội dung email nên tóm tắt còn nội dung đầy đủ thì gửi trong một attach file. Tránh việc gửi cụt lủn một email mà chỉ ghi “đề nghị xem chi tiết tại file attach”; hãy luôn luôn có tóm tắt ở phần nội dung mail.
Trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
6. Kết thúc mail
Cũng giống như lời chào, cuối email bạn phải có lời kết thúc. Lưu ý lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp.
Với email trang trọng, có thể dùng “Kind regards”, văn phong gần gũi hơn có thể dùng “Regards” hoặc “Best” thay lời kết.
Trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.
7. Chữ ký mail
Chữ ký khá quan trọng, là phần không nên thiếu trong email, nhất là email về công việc. Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.
Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện lịch sự. Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện thoại…
Bạn có thể tạo một khuôn mẫu chữ ký mà bạn sẽ thêm vào cuối bức thư. Một số dịch vụ Email có thể có khả năng tự thêm chữ ký của bạn vào cuối thư như Yahoo, Gmail, Outlook.
8. Một số lưu ý khác
Nên sử dụng tên email “chuyên nghiệp”, không sử dụng nick name với những cái tên “trẻ trâu” như thời nick chat Yahoo như “thattinh”, “traitimcodon”… Hãy dùng chính tên mình để mail được chuyên nghiệp.
Hãy chân nhắc khi sử dụng nút “Reply All” (trả lời cho tất cả những người liên quan) nhằm tránh gửi email đến những người không liên quan.
Luôn kiểm tra lại email về nội dung, lỗi chính tả, ngữ pháp, địa chỉ người nhận trước khi nhấn nút gửi.
Lưu ý các chữ viết tắt cũng như không viết Caps Lock trong mail gây khó chịu cho người nhận.
Khi viết email trong tâm trạng bực tức, bức xúc… hãy lưu lại để ngày mai đọc lại, khi tâm trạng đã “hạ hỏa” để quyết định có nên gửi bức thư đó hay không.
