Bài viết rất hữu ích và thực tế của chị Nguyễn Phi Vân (Founder tại Retail & Franchise Asia) đăng trong Group FB Quản trị và Khởi nghiệp.
Trong các Job Description – Bảng mô tả công việc mà phòng nhân sự gởi cho từng vị trí nhân viên hay quản lý, bạn thường thấy yêu cầu “Có khả năng giao tiếp tốt”. Nhưng tôi thường không thấy người ta nói rõ giao tiếp tốt mặt mũi ra sao. Hôm nay chia sẻ một chút về đề tài này, giúp các bạn hiểu rõ mình cần phải làm gì khi nhận được yêu cầu “Có khả năng giao tiếp tốt” nhé.
1. Trò chuyện: đây là hình thức giao tiếp cơ bản nhất nhưng có sức mạnh phi thường nhất. Tôi hay nhắc chuyện make friends – kết bạn nếu muốn bước ra thế giới. Thật ra ý tôi là nói đến chuyện này. Nếu ta không thân thiện, không bắt chuyện được với một người lạ thì làm sao ta có những mối quan hệ mới.
2. Ngôn ngữ hình thể: chắc ai cũng biết khi giao tiếp, dưới 10% là lời nói và trên 90% là ngôn ngữ hình thể. Vậy chắc mình phải chú ý một chút đến ngôn ngữ hình thể của bản thân khi giao tiếp?
Bạn thử chú ý xem mình đang sử dụng ngôn ngữ không lời này thế nào khi đang trò chuyện với người khác nhé. Bạn có đang đứng/ngồi thẳng, đầu ngẩng cao và thẳng? Bạn có hay nhịp tay nhịp chân lung tung? Bạn có nhìn thẳng vào mắt người đối diện khi trò chuyện? Tự mình theo dõi ngôn ngữ hình thể của mình và chỉnh cho tích cực. Bạn sẽ giao tiếp tốt hơn.
3. Viết: Viết không có nghĩa là thành nhà văn. Người giao tiếp tốt viết ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề, và tránh gây hiểu lầm. Lần sau viết một cái email, bạn thử đọc lại xem có được như vậy hay chưa? Khi đọc email người khác, bạn thử phân tích xem họ viết có tốt không? Nếu không thì tại sao không và mình có thể học gì để có thể viết tốt hơn như thế?
4. Trình bày: đã đi làm, dù là làm công hay làm chủ, bạn đều phải đứng lên trình bày trước một nhóm người. Giao tiếp tốt là khi bạn có thể trình bày một cách chính xác, tự tin, rõ ràng, và thu hút người nghe.
5. Đàm phán: trong cuộc sống cũng như trong công việc, ngày nào ta cũng phải đàm phán nhiều chuyện khác nhau, từ chuyện hợp đồng với khách hàng đến chuyện lương thưởng trong nội bộ. Người đàm phán tốt biết cần đàm phán lúc nào, có kiến thức và chuẩn bị đầy đủ thông tin, và luôn tự tin và sử dụng đúng ngôn ngữ khi đàm phán.
6. Giải hoà: hay nói nghiêm trọng hơn là khả năng giải quyết vấn đề khi xảy ra tranh chấp, mâu thuẫn, dù là trong nội bộ công ty hay với người ngoài. Làm sao bạn có thể lắng nghe cả hai phía và tìm ra một giải pháp tối ưu, hợp tình hợp lý cho cả hai bên?
7. Tranh luận: không phải là cãi nhau nhé. Để có thể làm việc đội nhóm, bạn cần phải tranh luận về ý kiến của nhóm khi cùng bàn bạc đưa ra phương án tốt nhất. Tranh luận có nghĩa là trình bày chính kiến của mình một cách rõ ràng, dễ hiểu, thuyết phục, không phải để thắng thua mà là để đóng góp.
8. Dẫn dắt: đó là khả năng truyền cảm hứng, khả năng lan toả sự tự tin, niềm đam mê và niềm tin vào đội nhóm của mình. Bạn có thể làm điều đó bằng thông điệp của mình, bằng chính sự hành xử hàng ngày của bản thân, bằng cách giữ hình ảnh chân phương của mình dù trong hoàn cảnh nào.
9. Giao tiếp đa kênh: trong thời đại công nghệ này, giao tiếp không chỉ là đối thoại. Trong công việc, bản thân tôi phải sử dụng đủ mọi kênh, thường xuyên họp xuyên biên giới trên Skype, giải quyết vấn đề và thông tin qua các app như whatsapp, viber, line, wechat, FB messenger…. Mình cần phải biết khi nào cần sử dụng kênh nào và cần sử dụng thành thạo để làm việc và giao tiếp hiệu quả hơn.
10. Lắng nghe: đây có lẽ là kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất. Chỉ bằng cách lắng nghe tích cực, ta mới có thể trò chuyện, tranh luận, đàm phán, dẫn dắt, giải hoà…. Kỹ năng này là nền tảng giúp bạn giao tiếp tốt.
Có khả năng giao tiếp tốt – nói một dòng ngắn nhưng rất nhiều kỹ năng phải phát triển. Các bạn suy nghĩ nhé.
