BƯỚC 2: CẤU TRÚC VẤN ĐỀ – MECE
Trong 7 bước, nếu phải chọn thì tôi sẽ chọn bước này là quan trọng nhất.
CÂY VẤN ĐỀ – ISSUE TREE
Một vấn đề lớn và phức tạp thường không thể được giải đáp bằng 1 câu trả lời đơn giản mà thường yêu cầu tiếp cận từ nhiều hướng, giải quyết rất nhiều vấn đề nhỏ cấu thành nên nó. Bởi thế, quá trình giải quyết một vấn đề thường khởi đầu bằng cách chia nhỏ, cấu trúc vấn đề. Và cách tốt nhất để làm việc này là sử dụng cây vấn đề – issue tree (Hình đính kèm).
Cây vấn đề sẽ có phần gốc chính là định nghĩa vấn đề chúng ta đã xác định được ở bước 1. Từ đó, cây vấn đề sẽ được chia ra nhiều nhánh cấp 1, cấp 2, … mỗi nhánh ở dưới sẽ giải quyết vấn đề của nhánh ở trên nó.
TẠI SAO LẠI SỬ DỤNG SƠ ĐỒ NHÁNH?
1. Cây vấn đề cho bạn cái nhìn tổng quan về 1 vấn đề, từ đó bạn có thể quyết định đi sâu vào nhánh nào, và biết lúc nào phải rời bỏ chi tiết để quay về với toàn cục
2. Chia nhỏ vấn đề thành từng phần để có thể:
a. chia nhỏ công việc cần xử lý cho các thành viên trong team
b. có thể phân công nhiệm vụ ưu tiên cho từng thành viên
3. Đảm bảo tính nhất quán:
a. Giải quyết các vấn đề nhỏ ở nhánh sẽ giúp giải quyết vấn đề tổng
b. Các nhánh không trùng lắp và không bị thiếu hụt (MECE – chi tiết thêm ở bên dưới)
4. Xây dựng một sự hiểu biết chung cho cả team về cách tiếp cận tổng quan với vấn đề đặt ra
5. Làm nền tảng để thực hiện việc ưu tiên (bước thứ 3 – prioritization)
BÍ QUYẾT ĐỂ XÂY DỰNG CÂY VẤN ĐỀ: KHÁI NIỆM MECE
Điều quan trọng nhất cần phải nhớ khi xây dựng cây vấn đề, đó là áp dụng khái niệm MECE. MECE (phát âm: mi – si) là:
M – Mutually
E – Exclusive
C – Collectively
E – Exhaustive
Dịch ra tiếng Việt có nghĩa là: Không trùng lắp, Không thiếu hụt.
Điều này có nghĩa là:
1. ME – Không trùng lắp: các nhánh của Issue tree không trùng lắp với nhau, đè lên nhau.
Ví dụ:
a. Bạn cần giao 2 công việc bán hàng và vận hành cho anh A và B.
i. Không trùng lắp: A làm bán hàng và B làm vận hành
ii. Trùng lắp: A làm bán hàng, B làm bán hàng và vận hành
b. Bạn cần quản lí lợi nhuận của công ty XYZ, trong đó chỉ có 2 đơn vị kinh doanh là X và Y:
i. Không trùng lắp: 2 nhánh của vấn đề là đơn vị X và đơn vị Y
ii. Trùng lắp: 1 nhánh là công ty XYZ, 1 nhánh là đơn vị X, 1 nhánh là đơn vị Y
c. Phân chia cấu trúc các vấn đề liên quan đến quản lý dự án:
i. Không trùng lắp: chia theo các bước trong vòng đời dự án: lên kế hoạch, thực thi, đánh giá xem xét sau khi hoàn tất.
2. CE – Không thiếu hụt: khi tổng hợp tất cả các nhánh con của một vấn đề lại thì chúng ta ra được vấn đề gốc. Ví dụ:
a. Bạn có 10 nhân viên phải chia vào 2 nhóm:
i. Không thiếu hụt: nhóm A có 6 và nhóm B có 4
ii. Thiếu hụt: nhóm A 5 và nhóm B 3
b. Tổng ra 4 có thể bao gồm:
i. Thiếu hụt: 3+1, 2+2
ii. Không thiếu hụt: 3+1, 2+2, … 4+0
c. Để tăng lợi nhuận của công ty, bạn nghĩ đến
i. Thiếu hụt: chỉ cần tăng doanh thu
ii. Không thiếu hụt: tăng doanh thu và tối giản chi phí.
Vì chỉ để giải thích khái niệm nên tôi đưa ra các ví dụ hết sức đơn giản, hi vọng qua đó các bạn hiểu khái niệm MECE là gì. Cách áp dụng ngoài đời thì thực ra rất linh hoạt và thiên biến vạn hóa.
Tầm quan trọng của MECE
Tại McKinsey, nhiều người đồng tình rằng điều quan trọng nhất học được ở đây là Kĩ năng giải quyết vấn đề, và trong đó, khái niệm quan trọng nhất chính là khái niệm MECE!!!
VÍ DỤ CỦA CẤU TRÚC VẤN ĐỀ TRONG THỰC TẾ
Rất nhiều lý thuyết, hệ thống được xây dựng trên nền tảng tổng hợp và cấu trúc lại các yếu tố dựa trên kinh nghiệm thực tế. Ví dụ của cấu trúc vấn đề có thể kể đến 1 danh sách rất dài:
• Michael Porter’s 5 Forces
• Business model canvas
• Tam đối (đối nhân, đối tác, đối thủ), Lục lực (Nhân, Tài, Vật, Hệ, Thương, Năng) của thầy Lý Trường Chiến
• Các phòng ban chức năng: Sales, Marketing, Chiến lược, Nhân sự, Kế toán, Tài chính, Luật, dự án, …
• Các ví dụ đơn giản khác của cây vấn đề trong các hình đính kèm
• …
ÁP DỤNG CÂY VẤN ĐỀ TRONG THỰC TẾ
Có vài điểm cần lưu ý khi áp dụng cây vấn đề trong thực tế:
1. Bạn nên cố gắng áp dụng khái niệm MECE để ‘kiểm tra chất lượng’ cây vấn đề mà bạn đã vẽ ra ở nhánh cấp 1 và nhánh cấp 2. 2 cấp này cố gắng phải MECE, bởi các cấp trên sẽ là nền tảng cho các cấp dưới.
2. Ngược lại, bạn không cần cố gắng để giữ được MECE từ đầu đến cuối cây vấn đề, cấp 2 hoặc 3 được đã là rất tốt rồi. Với các vấn đề phức tạp, cây vấn đề của bạn có thể được mở rộng đến 5, 10, … n cấp, thì việc đảm bảo MECE ở tất cả các cấp là vô cùng khó, và cũng không quá cần thiết
3. Cách tốt nhất để đảm bảo MECE ở các cấp cao là dùng cách chia thật đơn giản, ít nhánh
4. Bí quyết của việc chia nhánh một cách MECE là: a) áp dụng các công thức toán học đơn giản (+, – *, /, …), b) chia theo trình tự thời gian/qui trình của các bước, vd: trước, trong sau, c) trả lời các câu hỏi: What Why How Who When Where …
5. Bạn nên vẽ nháp cây vấn đề nhiều lần, rất khó để có 1 cây vấn đề chất lượng cao ở lần vẽ đầu tiên
6. Muốn luyện kĩ năng này, không có 1 cách nào khác ngoài cách … thực hành vẽ cây vấn đề. Kĩ năng này chỉ là của bạn sau khi bạn đã vẽ được hàng… nghìn cây vấn đề!!!
7. Cây vấn đề sẽ là nền tảng để thiết lập kĩ năng giao tiếp một cách dễ hiểu và chặt chẽ sau này.
8. Team work sẽ giúp bạn nâng cao chất lượng của cây vấn đề trong khoảng thời gian ngắn nhất, mỗi người sẽ có những góc nhìn khác nhau giúp bổ sung cho cây vấn đề chung.
9. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xây dựng cây vấn đề từ trên xuống (top-down), thì có thể thử đi từ dưới lên (bottom-up) bằng cách liệt kê ra các chi tiết có thể liên quan đến vấn đề, rồi cấu trúc chúng lại với nhau vào các group theo từng cấp.
KẾT
Người có thể nhìn rõ cấu trúc của 1 vấn đề phức tạp sẽ có khả năng học rất nhanh, biết được thông tin gì sẽ nằm ở nhánh nào của vấn đề, hiểu được nguyên lý hoạt động cơ bản của 1 vấn đề, biết được để đạt được kết quả thì phải giải quyết vấn đề ở nhánh nào, biết nhánh nào còn thiếu và cần được xây dựng, biết lúc nào cần nhìn tổng quan và lúc nào thì đi sâu…
Chúc các bạn áp dụng được và biến nó thành của mình!
Note: Đây là 1 bước khó, không dễ để hiểu sâu và thực hành nên nếu các bạn có câu hỏi gì thì cứ comment ở phía dưới. Nếu bạn có issue tree chính mình đã vẽ ra và muốn nhận được góp ý, xin mời post trong phần comment luôn.
Lê Xuân Long – CEO of PMax – Performance marketing agency
(Bài viết đăng trong Group FB Quản trị và Khởi nghiệp).
