Bài viết của anh Chu Ngọc Cường đăng trong Group Quản trị và Khởi nghiệp.
Thưa các anh chị thành viên group!
Trong suy nghĩ của phần lớn mọi người, hình ảnh của nhà quản lý doanh nghiệp luôn gắn liền với sự bận rộn. Tôi (em) từng chứng kiến nhiều người bạn, khi còn đi làm thuê trông họ thật thảnh thơi và vui vẻ, họ có những kỳ nghỉ trọn vẹn, có cơ hội chăm lo cho gia đình. Nhưng kể từ khi mở một doanh nghiệp riêng, họ trở nên vô cùng tất bật, không còn thời gian cho gia đình, bạn bè hay bất cứ sở thích cá nhân nào.
Có lẽ đó không phải là mong muốn của những người quản lý, hay các ông chủ doanh nghiệp khi mới khởi nghiệp. Nhưng theo thời gian, do áp lực của công việc, họ phải dành thời gian cho công việc ngày càng nhiều và mặc nhiên chấp nhận sự thật đó. Cá nhân tôi cũng từng rất vất vả khi phải điều hành hai doanh nghiệp cùng một lúc. Tôi làm việc 7 ngày mỗi tuần, đôi khi là cả các buổi tối. Cơ thể tôi gần như kiệt sức, tôi luôn ở trong tình trạng mệt mỏi và không thể sáng tạo được.
Cho đến khi tôi nhận ra sự thật là có những người đang giải quyết khối lượng công việc lớn hơn mình rất nhiều, nhưng họ cũng như tôi, chỉ có 24 tiếng mỗi ngày. Tôi nghĩ mình cần phải thay đổi cách làm việc. Tôi đã lập kế hoạch cắt giảm 50% thời gian làm việc, cụ thể là mỗi ngày chỉ làm việc 4 tiếng thay vì 8 – 12 tiếng như trước. Và sau đó 2 tháng, tôi vui mừng nhận ra mình đã ở trong trạng thái khỏe mạnh hơn, vui vẻ hơn và quan trọng là công việc cũng hiệu quả hơn hẳn lúc trước.
Nếu bạn là một mẫu “sếp” bận rộn và bạn cũng muốn có nhiều thời gian hơn cho bản thân, gia đình thì hãy tham khảo những kinh nghiệm mà tôi đã đúc rút và áp dụng cho công việc của mình dưới đây.
1. THAY ĐỔI TƯ DUY LÀM VIỆC
Khi được khuyên cắt giảm thời gian làm việc, phần lớn các nhà quản lý đều cho rằng đó là điều bất khả thi. Làm sao có thể làm việc ít đi trong khi hiện tại họ đang cố hết sức mà vẫn chưa giải quyết hết “núi công việc” mỗi ngày.
Đây là một loại bẫy tư duy nhà quản lý phải vượt qua. Thử tưởng tượng bạn muốn đến một nơi rất xa, nhưng hiện tại bạn chỉ có một chú lạc đà. Lạc đà tuy chăm chỉ nhưng đi chậm hơn ngựa rất nhiều. Vậy giải pháp là bạn sẽ đi kiếm một chú ngựa hay bắt chú lạc đà đi suốt đêm?
Mỗi khi bạn bị quá tải trong công việc thì đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần làm việc một cách “thông minh hơn” thay vì “chăm chỉ hơn”. Là một nhà quản lý, bạn cần hiểu mục tiêu của doanh nghiệp là đạt được kết quả cao nhất với ít nguồn lực nhất. Thực tế đã cho thấy các doanh nghiệp thành công không bao giờ phát triển bằng cách yêu cầu mọi người làm việc nhiều hơn, vì sức lực của mỗi người đều có hạn. Thay vào đó, họ sẽ xây dựng một phương pháp làm việc khoa học, hợp lý và tạo ra môi trường thoải mái cho tất cả mọi người.
Tôi rất thích một câu nói của Bill Gates, ông nói: “Tôi thường giao việc khó cho những người lười, vì người lười sẽ tìm ra cách đơn giản nhất để giải quyết việc khó”. Ở đây, bạn cũng nên thử “lười” một cách khôn ngoan. Chăm chỉ là một đức tính tốt, nhưng nếu nhà quản lý chỉ tập trung vào sự chăm chỉ, nó sẽ là kẻ thù của hiệu suất. Vì vậy, thử lật ngược vấn đề và đặt câu hỏi “tại sao không phải là 4 tiếng thay cho 8 tiếng”. Tôi tin rằng bạn sẽ thấy câu trả lời không ở quá xa.
2. NÓI KHÔNG VỚI NHỮNG NHIỆM VỤ KHÔNG QUAN TRỌNG
Bước đầu tiên trong hành trình cắt giảm thời gian làm việc là nói không với những nhiệm vụ không quan trọng. Nguyên nhân chủ yếu khiến các nhà quản lý bận rộn là vì họ ôm đồm quá nhiều thứ và đặt ra quá nhiều nhiệm vụ cho chính mình.
Thông thường, bạn nghĩ rằng đó đều là những việc quan trọng và tôi phải tự làm, nếu không công việc sẽ đổ bể. Có thể bạn đang quá tự tin vào bản thân hoặc đánh giá quá thấp nhân viên của mình đấy. Nếu nghiêm túc nhìn nhận lại, bạn sẽ thấy có đến hàng tá công việc bạn đang làm là không cần thiết. Hãy tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, chia bớt việc còn lại cho người khác, tìm kiếm đối tác hoặc các dịch vụ thuê ngoài, thậm chí là bỏ hẳn ra khỏi kế hoạch kinh doanh nếu nó không quá quan trọng.
Hãy nhớ rằng thời gian của bạn rất quý, đừng lãng phí nó cho những việc mà người khác có thể làm thay bạn. Có câu nói “việc quan trọng nhất của cái đầu là để làm cái đầu”. Nếu bạn cứ ôm hết mọi việc thì bạn chỉ là một “nhân viên cao cấp” chứ không phải là thủ lĩnh thực sự của doanh nghiệp.
Hãy hình dung doanh nghiệp của bạn là một chiếc máy bay Boeing, và bạn là cơ trưởng. Bên cạnh bạn có đội ngũ nhân viên (phi hành đoàn) và phía sau là khách hàng của doanh nghiệp (hành khách đi máy bay). Nhiệm vụ của bạn là đưa cả chiếc máy bay đến đích an toàn và nhanh chóng. Nếu bạn cứ chạy tới lui làm thay nhiệm vụ của tiếp viên, nhân viên kỹ thuật mà không tập trung vào nhiệm vụ của cơ trưởng, máy bay sẽ chẳng bao giờ đến đích được.
3. TẬP TRUNG CAO NHẤT CHO THỜI GIAN LÀM VIỆC
Việc chỉ còn lại 4 tiếng làm việc mỗi ngày (tương đương với một buổi sáng hoặc chiều) tự nhiên sẽ đặt bạn trước áp lực phải tập trung cao cho khoảng thời gian này nếu muốn công việc suôn sẻ.
Cá nhân tôi thấy rằng đó là một sự thay đổi tuyệt vời. Nếu như trước kia, bạn thường bắt đầu ngày mới một cách khá chậm rãi, có thể bạn tự cho nửa tiếng đầu tiên để nhấm nháp ly cà phê, hoặc nghỉ giữa giờ một lúc để nghe nhạc thì bây giờ bạn hẳn sẽ thay đổi hoàn toàn.
Kể từ khi làm việc 4 tiếng mỗi ngày, tôi mới nhận ra 8 tiếng trước kia của mình không hề được khai thác triệt để. Tôi bị xao lãng và phân tán bởi rất nhiều yếu tố, đôi khi là trì hoãn công việc và tự nhủ “mình còn cả ngày để giải quyết công việc kia mà”. Nhưng với lịch làm việc mới, tôi thường bắt tay ráo riết ngay từ phút đầu tiên.
Thông thường, tôi sẽ dành 3 phút để liệt kê tất cả những công việc cần làm trong ngày hôm đó. Ban đầu, tôi khá vất vả, nhưng sau tháng đầu tiên, mọi việc bắt đầu trôi chảy hơn, tôi thường kết thúc vào khoảng 11h sáng. Tôi có thể yên tâm rời khỏi bàn làm việc và cảm thấy mình đã có một ngày thật tuyệt vời.
4. TỪ CHỐI LÀM VIỆC THÊM GIỜ
Có một số “sếp” rất thích làm việc thêm giờ, thậm chí là nghiện làm ngoài giờ. Thông thường, họ chỉ kết thúc công việc lúc 18h hoặc 19h hàng ngày. Họ thích gửi email và nhắn tin cho nhân viên vào buổi tối, khoảng thời gian lẽ ra nên được dành cho gia đình. Tôi hoàn toàn cảm thông với suy nghĩ đó vì tôi cũng đã từng làm như vậy. Việc làm ngoài giờ cho tôi một cảm giác tự hào, giống như mình đang nỗ lực và hy sinh tất cả cho công việc vậy.
Dù vậy, không thể phủ nhận làm việc ngoài giờ là một thói quen thiếu khoa học và ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và tâm lý. Tệ hơn, nó không những không giúp hiệu quả công việc tăng lên mà còn giảm đi rất nhiều.
Nếu đã chọn làm việc 4 tiếng mỗi ngày, bạn cần kiên quyết từ chối làm “thêm một chút” và sẵn sàng để công việc còn dư lại hôm sau, trừ những việc thực sự khẩn cấp. Khi công việc phát sinh, bạn hãy tự nhắc nhở bản thân “luôn có cách dễ hơn để giải quyết vụ này”. Chỉ cần bạn sáng tạo một chút, và đừng thỏa hiệp với “con ong chăm chỉ” bên trong bạn, giải pháp sẽ đến rất sớm. Đôi khi chỉ với một cú điện thoại cho đúng người, bạn sẽ giải quyết xong công việc mà bạn cần cả ngày trước đó.
5. DÀNH THỜI GIAN PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN
Nếu đã nghiêm túc với kế hoạch cắt giảm thời gian làm việc, chắc hẳn bạn sẽ có ngay một khoảng thời gian “dư thừa” mỗi ngày (4 tiếng buổi chiều chẳng hạn). Bây giờ là lúc bạn nghĩ xem nên làm gì với khoảng thời gian này.
Tất nhiên bạn không nên lãng phí nó để ngủ hay đi chơi một cách không mục đích. Người ta thường nói thời gian là vàng bạc. Chúng ta hãy lấy chuyện tiền bạc làm ví dụ. Giả sử trước kia, bạn luôn sống trong sự nghèo khó, túng thiếu, dù làm việc cật lực vẫn không đủ chi tiêu. Bây giờ, nhờ khéo léo tiết kiệm và kiếm tiền, bạn đã có một khoản thu nhập dư dả mỗi tháng, nhất định bạn không bao giờ được phung phí nó, mà phải tích cực đầu tư số tiền này để có thêm nhiều tiền hơn nữa.
Với thời gian cũng như vậy. Khi có thời gian rảnh, hãy nghĩ cách tái đầu tư nó vào công việc, bạn sẽ lại có nhiều thời gian hơn, và hiệu quả công việc lại tăng lên gấp bội.
Một trong những cách đầu tư khôn ngoan nhất bạn nên áp dụng là đầu tư cho nhân viên. Bạn hãy dành 1 – 2 buổi trao đổi mỗi tuần để huấn luyện kỹ năng làm việc cho họ. Hãy nhớ xem lần gần nhất bạn tổ chức một buổi huấn luyện cho nhân viên là khi nào, và sau mỗi năm, nhân viên của bạn có tiến bộ nhiều không?
Đầu tư vào nhân viên giúp cải thiện hiệu suất làm việc của tổ chức. Bạn sẽ rất ngạc nhiên khi thấy tình trạng nhân viên yếu kém, chậm tiến ngày càng giảm đi. Đồng thời, được cấp trên trực tiếp đào tạo cũng sẽ khiến nhân viên cảm thấy gắn bó và yêu mến môi trường doanh nghiệp hơn.
6. TÌM KIẾM Ý TƯỞNG CẢI TIẾN CÔNG VIỆC
Bên cạnh đầu tư vào nhân viên thì đầu tư cho chính mình cũng là điều rất quan trọng. Có rất nhiều cách để bạn đầu tư cho bản thân như:
– Đọc sách
– Tham gia các khóa học hoặc hội thảo
– Gặp gỡ những người thành đạt hoặc có kinh nghiệm
– Giao lưu với những người bạn mới để mở rộng mối quan hệ
– Đi tham khảo thị trường và tìm kiếm ý tưởng kinh doanh
– Học hỏi đối thủ cạnh tranh trên tinh thần tôn trọng và cầu thị
– Gọi điện hoặc đến thăm khách hàng để lắng nghe ý kiến của họ v..v..
Tất cả những cách làm trên sẽ khiến bạn luôn tràn đầy ý tưởng, năng lượng và nhiệt huyết với công việc mỗi ngày. Có nhiều nhà quản lý không hề áp dụng một ý tưởng cải tiến công việc nào trong suốt một năm, thậm chí lâu hơn. Có thể do họ lười thay đổi, nhưng phần lớn là vì họ có quá ít thời gian để nghĩ về những ý tưởng mới.
Các cụ ta có câu “một người lo bằng kho người làm”, nếu bạn có 4 tiếng để nghĩ ý tưởng mới mỗi ngày, trong khi các quản lý khác chỉ có 4 tiếng mỗi tháng thì tôi không hề nghi ngờ rằng doanh nghiệp của bạn sẽ có những bước tiến thần kỳ mà các doanh nghiệp khác không thể theo kịp.
Tất cả, chỉ cần bắt đầu với một suy nghĩ đơn giản ngay từ hôm nay: hãy cắt đi 50% thời gian, bớt siêng năng, tăng hiệu quả.
Xin chúc các anh chị và các bạn nhiều sức khỏe và thành công trong sự nghiệp quản lý của mình.
