Muốn công việc hiệu quả cao hơn nghĩa là bạn sẽ có thể giải quyết được mọi công việc gói gọn trong tuần và có thể ung dung thong thả nghỉ ngơi và nạp năng lượng cho tuần tiếp theo với những cách đơn giản dưới đây.
1. Lên lịch làm việc một cách có chủ đích
Bạn cần lên mục tiêu rằng phải biến ngày thứ Sáu cuối tuần thành một “ngày thừa” trong tuần làm việc của bạn, một ngày mà bạn đã làm xong hết mọi việc và cảm thấy không còn phải vướng bận gì cả.
Để thực hiện điều này, bạn sẽ phải tránh việc sắp đặt các cuộc họp hay cuộc gọi điện thoại quan trọng trong công việc vào ngày thứ Sáu, để mang lại một khoảng thời gian rảnh rỗi thật dài và không bị gián đoạn.
Việc lập kế hoạch một cách có chủ đích này cần được áp dụng trong suốt tuần làm việc của bạn. Để thiết lập một ngày thứ Sáu trống lịch, bạn cũng sẽ phải cần để ý đến lịch trình của bạn ở những ngày khác trong tuần.
Điều quan trọng là bạn phải luôn thường xuyên kiểm tra lịch làm việc để xác định xem mình có đang ôm đồm quá nhiều thứ không. Có như vậy, bạn mới có thể điều tiết thời gian làm việc phù hợp với khối lượng công việc của bản thân.
2. Tập trung vào những công việc cần ưu tiên
Không ít người rơi vào tình trạng khi ngày thứ Sáu cuối tuần gõ cửa cuống cuồng nhận ra rằng mình hầu như chưa thực hiện điều gì cả. Trong cả tuần, bạn đã bị cuốn quá sâu vào những tình huống khẩn cấp bất ngờ nảy sinh và kết quả là chẳng có thời gian làm những gì đã lên kế hoạch.
Bạn phải biết cách sắp xếp ưu tiên mọi việc một cách hiệu quả. Nếu bạn muốn trống lịch vào thứ Sáu, bạn sẽ cần phải liên tục đánh giá các ưu tiên của bản thân và đảm bảo dồn năng lượng của mình vào những việc thực sự cần làm.
3. Bỏ ngoài tai những phiền nhiễu
Để có được hiệu suất tối đa trong công việc, bạn cần phải tối đa hóa hiệu suất từng phút từng giây của bản thân. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải giảm thiểu phiền nhiễu càng nhiều càng tốt.
Nếu bạn không thể tập trung vào công việc bởi những cuộc điện thoại hay những câu chuyện tán dóc của mọi người trong văn phòng, hãy cố gắng tìm một chỗ yên tĩnh hơn để bạn có thể tịnh tâm trong công việc.
Bên cạnh đó, hãy đóng cửa sổ email lại, đừng bận tâm đến tiếng chuông báo có email mới, chỉ xem email vào một thời điểm nhất định trong ngày, bạn sẽ bớt cảm thấy bị cám dỗ về việc phải liên tục kiểm tra hộp thư đến của mình.
4. Tìm ra lối tắt trong công việc
Tìm lối tắt không có nghĩa là làm ẩu, làm qua loa cho xong chuyện mà là làm việc có hiệu quả hơn và ít tốn công hơn, tìm tòi cách giảm thiểu thời gian bỏ ra xuống mức ngắn nhất có thể.
Hãy nhìn lại lịch làm việc hoặc cách thức làm việc của bản thân. Liệu bạn có đang phung phí thời gian vào những công việc không cần thiết?
Hãy tạo sẵn một bảng mẫu (template) trong Word hay Excel để bạn đỡ tốn thời gian gõ bàn phím. Có một mẫu email nào đó mà bạn hay sử dụng? Hãy tạo sẵn một câu trả lời mẫu để bạn có thể sử dụng trong lần tới. Có một công việc lặt vặt mà bạn cần phải hoàn thành hàng ngày hoặc hàng tuần? Hãy xem thử liệu có cách nào đó để tự động hóa công việc này…
Bằng những cách trên, bạn có thể chủ động tìm cách giải quyết hết mọi công việc từ thứ Hai đến thứ Năm, để rồi ung dung tận hưởng ngày thứ Sáu trống lịch và nạp năng lượng cho những việc quan trọng khác.
