Bài viết của anh Phan Viết Phong, CEO at TONY PHAN SAS, Grenoble – Pháp đăng trong Group Quản trị và Khởi nghiệp.
Thành công = f(nỗ lực vượt khó)
Có một sự thật là thành công, bản lĩnh đảm lược của bạn được định lượng bằng số lần bạn nỗ lực vượt qua những khó khăn, thử thách trong cuộc sống.
Khó khăn càng lớn thành công của bạn càng vẻ vang.
Cũng giống như hình ảnh một thuyền trưởng tài ba chắc chắn sẽ gắn liền với những sóng gió, hiểm nguy mà ông ta đã trải qua. Một thuyền trưởng không bao giờ trở nên kiệt xuất bằng cách chỉ ở trên bờ hoặc loanh quanh nơi biển cạn. Không thể có một chiến binh quả cảm khi anh ta không ra trận. Họ cần những con sóng dữ như một phần của cuộc sống. Chính những khó khăn, thử thách gặp phải đã tạo nên sự vẻ vang của họ.
Fabrice, một đồng nghiệp của tôi ở Renault, là một kỹ sư bình thường như bao người khác. Cho đến một ngày anh trở nên nổi trội khi nhà máy có vấn đề kỹ thuật cấp bách cần khắc phục để đảm bảo đơn hàng. Anh làm việc bất kể ngày đêm để khắc phục sự cố. Sau 2 tuần thì vấn đề được khắc phục, đơn hàng được giao đúng thời hạn. Trong tất cả các cuộc họp đề bạt trong công ty, ai cũng biết đến anh. Anh được thăng cấp từ kỹ sữ bậc 2 lên kỹ sư bậc 3A kèm theo nhiều đãi ngộ.
Nếu bạn muốn nâng cao giá trị bản thân, trui rèn bản lĩnh, hãy luôn nỗ lực, không lùi bước trước khó khăn thử thách trong kinh doanh, cuộc sống.
Tuy nhiên trong mỗi chúng ta luôn tồn tại hai bản năng. Một bản năng luôn thúc đẩy chúng ta tìm cách hoàn thiện bản thân, trở nên mạnh mẽ hơn để đối mặt với những khó khăn trong cuộc sống.
Ngược lại có một bản năng khác liên tục phân tích môi trường xung quanh để nhận diện và giúp chúng ta tránh những khó khăn, nguy hiểm. Đó là bản năng sinh tồn có từ thời nguyên thủy, giúp chúng ta bảo toàn tính mạng. Thế nhưng có nhiều khó khăn, thử thách không nguy hiểm lại làm chúng ta chùn bước.
Vậy làm sao để chúng ta không trở thành những chú đà điểu rúc đầu xuống cát khi gặp khó khăn, trở ngại? Làm sao để chúng ta vượt qua bản năng sinh tồn đối mặt với khó khăn và trở nên mạnh mẽ?
Câu trả lời là hãy làm việc theo quy trình, không để bản năng chi phối.
Hãy làm theo quy trình 6X* sau đây để xử lý mọi vấn đề trong công việc và cuộc sống.
1. XOAY CHUYỂN
“Vấn đề chỉ là vấn đề khi bạn coi đó là vấn đề.
Nếu bạn coi nó là thử thách thì giải quyết vấn đề là một trò chơi.”
Hãy thay đổi tư duy (xoay chuyển tư duy), cách nhìn nhận vấn đề. Thay vì coi vấn đề là những rắc rối không mong đợi cản trở bạn, hãy coi mỗi vấn đề gặp phải là một thử thách trong một cuộc chơi. Như khi bạn tập tạ vậy, mỗi lần tăng độ khó hay sức nặng của tạ bạn sẽ mãnh mẽ hơn, cơ bắp hơn. Lúc đầu có vẻ khó khăn nhưng nếu bạn bền gan, bạn sẽ trở nên mạnh mẽ, bản lĩnh hơn.
“Không ai trở nên mạnh mẽ với một quá khứ êm đềm cả!” – Khuyết danh
2. XÁC ĐỊNH
Hãy xác định đúng cốt lõi vấn đề. Thông thường chúng ta dễ bị cảm xúc chi phối hay nhầm lẫn giữa hiện trạng và vấn đề. Khi xác định đúng vấn đề, việc xử lý và giải quyết vấn đề sẽ trở nên dễ dàng gấp nhiều lần.
Vậy vấn đề thực chất là gì? Đó là sự sai biệt giữa thực tế xảy ra và điều chúng ta mong muốn nhận được theo lý thuyết, trên cơ sở tính toán khách quan (mức chuẩn).
Ngoài ra vấn đề chỉ thực sự là vấn đề cần giải quyết khi nó lập đi lập lại nhiều lần và có độ ảnh hưởng ở mức nghiêm trọng.
Cốt yếu của bước này là cần Xác định:
– Đúng bản chất vấn đề.
– Mức độ sai biệt giữa kết quả thực tế và mức chuẩn chung
– Mức độ ảnh hưởng của vấn đề.
– Tần số lập lại của vấn đề (ngẫu nhiên hay hệ thống?)
3. XÉ TÁCH (phân tích)
Hãy brainstorming để xé tách vấn đề, liệt kê tất cả những yếu tố trực tiếp và gián tiếp tạo ra vấn đề. Tránh đánh giá một cách chung chung về vấn đề hoặc phức tạp hóa vấn đề này bằng một vấn đề khác.
Hãy đảm bảo bạn đã nhìn nhận vấn đề qua nhiều lăng kính khác nhau (đội ngũ quản ly, nhân viên, khách hàng vv). Mỗi người có cách nhìn nhận khác nhau về cùng một vấn đề gặp phải.
Bằng cách chia nhỏ các vấn đề và nhìn nhận qua nhiều lăng kính, bạn sẽ dễ dàng tìm ra gốc rễ của vấn đề để giải quyết chúng một cách nhẹ nhàng.
Ví dụ:
Lợi nhuận năm của công ty bạn bỗng nhiên sụt giảm. Bạn cần tìm hiểu cụ thể từng nguyên nhân đến từ doanh thu sụt giảm hay chi phí tăng cao, hoặc cả hai. Về phần doanh thu, bạn lại có giá bán và doanh số. Về phần chi phí, bạn có chi phí cố định, chi phí không cố định vv.
4. XẾP (Sắp xếp)
Chúng ta không nên tham lam đánh đông, dẹp bắc, giải quyết nhiều vấn đề cùng một lúc. Ngay cả thiên tài như Einstein cũng thú nhận rằng ông chỉ có thể làm một việc trong một lúc.
Vì thế sau khi xác định đầy đủ các yếu tố trực tiếp và gián tiếp tạo ra vấn đề, các bạn hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên nhằm phân bổ thời gian, công sức, nguồn lực để xử lý.
Nguyên tắc rất đơn giản:
(1) Phân biệt “quan trọng” và “khẩn cấp”
(2) Ưu tiên làm điều” quan trọng” để giảm thiểu khả năng “khẩn cấp”
Ví dụ về “quan trọng” và “khẩn cấp”
=> Khi còn trẻ khỏe: Sức khỏe là quan trọng nhưng chưa khẩn cấp. Vợ gọi về ăn cơm là quan trọng và khẩn cấp.
=> Về già, khi ốm yếu: Sức khỏe là quan trọng và khẩn cấp. Vợ gọi về ăn cơm hết quan trọng và khẩn cấp.
5. XỬ LÝ
Ở giai đoàn này chúng ta cần quay lại phân tích các vấn đề quan trọng, cấp bách cần xử lý, tìm hiểu các nguyên nhân trực tiếp, gián tiếp. Sau khi phân tích kỹ các nguyên nhân cần đề xuất, phân tích các giải pháp tương ứng để giải quyết những nguyên nhân gốc rễ tạo ra vấn đề.
“3 câu hỏi để xác định NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ:
– Tại sao nguyên nhân này lại xảy ra?
– Nếu xử lý xong gốc này có giải quyết được vấn đề không?
– Có thể kiểm soát được nguyên nhân này không?
3 câu hỏi giúp làm rõ “MỤC TIÊU để GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ”.
– Kết quả muốn đạt được?
– Kết quả muốn tránh?
– Nguồn lực nào sẽ sử dụng?
Các HÀNH ĐỘNG 3T để xử lý vấn đề:
– Tạm thời: “mua” thời gian để tìm hiểu kỹ nguyên nhân hoặc “hạ nhiệt” mức độ nghiêm trọng. Hành động tạm thời nhằm giải quyết ẢNH HƯỞNG của vấn đề
– Thích nghi: quyết định sống chung hoặc thích nghi với vấn đề “Nhập gia tùy tục”. Hành động này cũng nhằm đối phó với ẢNH HƯỞNG của vấn đề
– Thay đổi: hành động để loại bỏ triệt để vấn đề. Nó nhắm đến NGUYÊN NHÂN cốt lõi của vấn đề.”* – Trích từ quy trình 4X của anh Lâm Bình Bảo
6. XEM LẠI
Sau khi thực thi các giải pháp để xử lý vấn đề, chúng ta cần xem lại, phân tích tính hiệu quả của các giải pháp trong thực tiễn.
Các vấn đề đã được giải quyết chưa?
Nếu vấn đề đã được hạ nhiệt mức độ nghiêm trọng mà chưa được giải quyết triệt để thì cần phân tích nguy cơ tiềm ẩn trong tương lai và quay lại từ bước 2.
Trên đây là chút kinh nghiệm cá nhân và tham khảo từ quy trình 4X của anh Lam Binh Bao, mong rằng sẽ giúp ích phần nào các anh chị và các bạn khi đối mặt với khó khăn, thử thách.
Thân mến.
