Bạn không cần phải làm việc lâu hơn hoặc thúc ép mình phải chăm chỉ hơn, bạn chỉ cần làm việc một cách thông minh hơn. Hãy dựa vào những bí quyết dưới đây để làm việc một cách hiệu quả hơn và nhanh hơn.
1. Không bao giờ đụng tay vào một việc 2 lần
Việc gì bạn có thể làm được thì hãy làm ngay, đừng trì hoãn. Ngay khi một công việc nào đó khiến bạn chú ý, bạn nên thực hiện nó ngay và luôn, tránh việc phải làm tiếp lần 2, gây lãng phí thời gian rất lớn.
2. Trước khi rời khỏi văn phòng, họ đã sẵn sàng mọi thứ cho ngày mai
Khi kết thúc một ngày làm việc, hãy chắc chắn bạn đã chuẩn bị ổn thoả mọi thứ cho ngày tiếp theo. Việc này giúp bạn nhìn nhận và củng cố những gì đã làm được trong ngày; đồng thời giúp đảm bảo năng suất lao động tối đa cho ngày hôm sau.
3. Áp dụng nguyên tắc “Ăn ếch” của Mark Twain
Nhà văn Mỹ Mark Twain có lần đã nói: “Nếu công việc yêu cầu bạn phải nuốt chửng một con ếch, bạn nên nuốt nó ngay vào buổi sáng. Còn nếu yêu cầu phải nuốt 2 con ếch, thì tốt nhất bạn nên nuốt con to nhất trước”.
Chính vì thế, khi bắt đầu mỗi buổi sáng, việc nào khó hãy ưu tiên giải quyết chúng trước, sau đó bạn sẽ có thể ung dụng thực hiện những công việc khiến bạn cảm thấy hưng phấn.
4. Không bị chi phối bởi những vấn đề khẩn cấp
Có rất nhiều việc nhỏ nhặt được gắn mác “khẩn cấp” nhưng thực ra mang lại tác động không đáng kể. Nếu bạn cứ la đà với những việc như thế, bạn sẽ không còn thời gian cho những việc quan trọng.
Bạn phải sắp xếp thứ tự công việc hợp lý; nên phớt lờ hoặc giao phó những việc “khẩn cấp” kiểu như vậy để không lãng phí thời gian.
5. Tuân thủ theo lịch họp
Họp hành lúc nào cũng tốn cực kỳ nhiều thời gian. Để cuộc họp hiệu quả và không mất thời gian lê thê, nên thông báo với mọi người tham dự họp ngay từ đầu rằng họ sẽ tuân thủ theo đúng lịch trình đã định. Việc này sẽ đặt ra giới hạn, buộc mọi người phải tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
6. Biết cách nói “Không”
Hãy dứt khoát “Không” là không, tránh sử dụng những cụm từ như “Tôi không nghĩ tôi có thể”, “Tôi không chắc”… Dám nói “Không” với một công việc mới được giao nghĩa là bạn tôn trọng và mong muốn hoàn thành công việc hiện đang làm.
Bạn càng cảm thấy khó nói “Không” bao nhiêu thì khả năng bạn phải trải qua sự căng thẳng, kiệt sức và thậm chí tuyệt vọng càng cao bấy nhiêu. Hãy học nói “Không” và việc này sẽ giúp cải thiện tâm trạng cũng như năng suất của bạn.
7. Chỉ kiểm tra email vào thời gian đã định
Check emalil liên tục chỉ khiến email trở thành “kẻ phá rối”, khiến bạn khó tập trung vào công việc. Do đó hãy đề ra thời gian xác định để check mail. Bên cạnh đó, nên học cách sắp xếp và chọn lọc những email quan trọng nhất tùy theo người gửi là ai. Một số người thậm chí còn cài đặt chế độ tự trả lời nhằm thông báo cho người gửi biết thời điểm họ sẽ kiểm tra email.
8. Không cố làm nhiều việc cùng lúc
Thói quen ôm đồm nhiều việc khiến năng suất giảm so với chỉ thực hiện một nhiệm vụ vào một thời điểm. Những người nào càng tin vào đa nhiệm và càng hay đa nhiệm thì lại càng kém hiệu quả hơn so với những người thích tập trung vào một việc. Nguyên nhân là do người đa nhiệm gặp khó khăn hơn trong việc tổ chức ý tưởng cũng như sàng lọc thông tin, và họ cũng chậm chạp hơn trong việc chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Đa nhiệm làm giảm hiệu suất của bạn vì bộ não con người chỉ có thể tập trung vào một việc vào một thời điểm. Khi bạn cố làm cùng lúc hai việc, bộ não không thể thực hiện thành công cả hai được.
9. Biết cách kiểm soát việc liên lạc
Đừng sợ không ai liên lạc được với bạn. Hãy đưa cho một người mà bạn tin cậy số điện thoại để liên lạc trong trường hợp khẩn cấp và hãy để người này kiểm duyệt thông tin cho bạn.
Mọi việc sẽ phải thông qua họ và bất kỳ việc gì họ thấy chưa cần phải gọi tới bạn sẽ phải chờ. Đây là một cách rất tốt để bạn có thời gian thực hiện các dự án được ưu tiên cao độ.
10. Giao phó công việc
Đừng nghĩ rằng bạn là người duy nhất thông minh và tài năng trong tổ chức của mình. Người khác có thể làm tốt những công việc được giao phó, do đó bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ của bản thân.
11. Biến công nghệ thành người phục vụ đắc lực
Ngoài việc thiết lập bộ lọc trong hệ thống email để phân loại và sắp đặt ưu tiên, bạn có thể học cách cài đặt các ứng dụng nhắc nhở về những việc quan trọng. Nhờ vào những công nghệ này, khi giá chứng khoán kịch trần hoặc khách hàng “sộp” gửi email cho bạn, bạn sẽ biết ngay lập tức. Do đó, bạn sẽ chẳng cần phải giữ điện thoại khư khư trên người và kiểm tra liên tục.
