Công việc không thể thiếu những cuộc họp, và không ai muốn những cuộc họp tốn thời gian lại không giải quyết được vấn đề gì cả. Do đó, muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng cơ bản để điều hành tốt cuộc họp của mình.
1. Chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp
– Bạn xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu, tài liệu…) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp để đảm bảo những người liên quan và phù hợp nhất.
– Có mục đích rõ ràng. Hãy viết mục đích cuộc họp ra giấy, việc này giúp bạn xác định được trọng tâm, không lạc đề và có thể điều chỉnh các thành viên dự họp tránh lan man sang vấn đề khác.
– Ước lượng thời gian cho cuộc họp, gửi trước lịch trình cho những người tham dự để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.
2. Bắt đầu cuộc họp
– Tốt nhất bạn nên nêu các phần rõ ràng trước khi bắt đầu cuộc họp: Mục đích cuộc họp, Thành phần tham dự, Thời gian buổi họp, Các nội dung chi tiết.
– Phân công người ghi chép (lập biên bản cuộc họp): Danh sách những người đã có mặt, những vấn đề nào cần được thảo luận, những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới và các kết luận sau khi họp xong thống nhất.
– Nghiêm khắc về thời gian diễn ra cuộc họp: Bạn hãy bắt đầu đúng giờ và từ chối nêu lại những nội dung đã trình bày khi có người khác đến trễ. Bạn cũng có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu cuộc họp. Những người vào trễ không có lý do sẽ không được tham dự. Công bằng và công khai việc này với cả những người “quan trọng” để tạo nên nền nếp sau này cho doanh nghiệp.
3. Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả
– Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.
– Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định. Nếu chỉ họp theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà không có sự trao đổi hai chiều sẽ chỉ mất thời gian mà không hiệu quả. Muốn mọi người đưa ra ý kiến bạn phải nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề bài) và mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt của bạn. Bạn cũng có thể chỉ định nếu thấy có ai đó rụt rè trong đám đông và bạn muốn nghe ý kiến của họ.
– Khi bạn đã có các ý kiến, bạn cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyết định. Các quyết định phải được ghi vào biên bản cuộc họp.
– Kết thúc cuộc họp: Bạn phải xác định lại những vấn đề đã xem xét, Nêu lại những quyết định trong buổi họp, Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa, Kết thúc cuộc họp và cảm ơn.
– Sau buổi họp: Hãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan. Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện.
– Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo.
