Họp hành và thảo luận nhóm là công việc không thể thiếu trong mỗi công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều nơi việc họp trở nên mất thời gian và không có hiệu quả vì chưa thực hiện đúng cách.
Dưới đây là 7 quy tắc khá đơn giản nhưng nếu thực hiện tốt đảm bảo rằng bạn sẽ luôn có được những cuộc họp hiệu quả và ý nghĩa.
1. Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự
Trước khi bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/vấn đề cụ thể mà bạn muốn ra quyết định với các nội dung thảo luận chi tiết.
Và tốt nhất nên để cho những người tham dự biết mục tiêu này, hãy gửi thư đến cho những người tham dự nội dung cuộc họp để họ xem xét và đưa ra ý kiến riêng, mang đến những đóng góp hữu ích nhất.
2. Mời đúng đối tượng
Nhiều công ty thường mời cả nhóm, cả group, cả phòng tham dự họp khiến cho việc một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình có mặt để làm gì, chuyên môn không đóng góp được cho vấn đề đang bàn bạc… là chuyện “thường ngày ở huyện”.
Thay vì mời tất cả mọi người, làm mất thời gian của họ thì điều cần nhất là bạn phải mời đúng đối tượng, thành viên tham gia.
Cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên bắt đầu trở thành khán giả, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.
3. Đa dạng hoá phương thức trình bày vấn đề cần thảo luận
Nếu chỉ có 1 người cầm giấy đọc trước người nghe trong suốt cả buối họp thì ngay cả những người quan tâm nhất cũng sẽ có những phút lơ đễnh. Vì thế, nếu là người đảm nhận thực hiện một buổi họp bạn nên tận dụng các phương tiện hổ trợ như: máy chiếu, Power Point, hình ảnh, video…
Khi đó, lời nói của bạn chẳng những thu hút sự chú ý của các thành viên mà còn có sức thuyết phục hơn nhiều, giúp mọi người tập trung lắng nghe và không thả hồn đi nơi khác.
4. Đề nghị các thành viên đưa ra ý kiến
Không khí cuộc họp sẽ thêm phần hào hứng và sôi nổi hơn khi bạn đề nghị các thành viên đưa ra ý kiến, khuyến khích đặt câu hỏi hay đề nghị các thành viên cuộc họp tương tác nhiều hơn, đọc to câu hỏi của họ cho mọi người cùng nghe. Điều này sẽ giúp cho người trả lời cũng như những người còn lại hiểu rõ được vấn đề đang nhắc đến.
Bạn có thể sắp xếp một cuộc họp khác nếu các câu hỏi vượt quá thời gian cho phép.
5. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Đừng bao giờ đến họp muộn và cũng đừng chờ đợi người đến muộn, bất kể đó là ai. Nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu “vào việc” ngay như lịch thông báo, để những người đúng giờ thấy họ được tôn trọng và những ai đến muộn đủ ái ngại mà không muốn có thêm một lần sau như thế nữa.
Bắt đầu họp đúng giờ quan trọng như thế nào thì kết thúc đúng giờ cũng quan trọng như vậy. Là người tổ chức, bạn hãy xem xét rồi ước chừng thời lượng cần thiết ngay khi gửi thư mời và chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra. Là người tham gia, bạn có trách nhiệm trình bày quan điểm của mình ngắn gọn đúng chủ đề, mục tiêu một cách giá trị nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực, tuyệt đối tránh lan man.
6. Bám sát chủ đề và mục tiêu
Khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận, không nói xa chủ đề hay lan man sang những chủ đề nảy sinh mới.
Đôi khi, trong vài trường hợp thảo luận quá sôi nổi hoặc do người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục tiêu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa khỏi vấn đề đặt ra ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức, lãnh đạo là rất quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và hướng mọi người quay về vấn đề ban đầu.
7. Tổng kết sau khi đã thảo luận
Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa. Do đó, trước khi kết thúc cuộc họp bạn hãy tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên.
Hoặc bạn có thể giao cho 1 người tổng kết lại biên bản họp và gửi cho mọi người tham gia trong vòng 24h sau khi kết thúc cuộc họp.
[…] họp tốn thời gian lại không giải quyết được vấn đề gì cả. Do đó, muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng cơ bản để điều […]