19 kỹ năng mềm bất cứ lãnh đạo nào cũng cần có

Nếu muốn trở thành nhà lãnh đạo thành công, bạn nên có những kỹ năng mềm dưới đây.

1. Biết lắng nghe

Những nhà lãnh đạo thường bị quy chụp thể hiện quyền lực và quyền kiểm soát, tuy nhiên, nếu muốn lãnh đạo thành công, bạn phải biết lắng nghe. Hãy thể hiện sự tập trung cao độ, ghi chú, hạn chế sự phán xét và mở lòng đón nhận quan điểm của người khác, lắng nghe để hiểu mọi người hơn.

2. Giao tiếp

Những nhà lãnh đạo khéo léo trong giao tiếp có khả năng quản lý nhân viên và tạo môi trường làm việc hiệu quả, gắn bó. Do đó, hãy thể hiện khả năng giao tiếp của mình một cách lịch sự, thể hiện sự tự tin, đưa ra những khẳng định với những bằng chứng thực tế và cố gắng hạn chế các từ ngữ không chắc chắn như “có lẽ”, “có thể”, “có khả năng” hay “càng sớm càng tốt”.

3. Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể

Khả năng thuyết trình, đàm phán và lôi cuốn người khác nằm ở ngôn ngữ cơ thể.

Lãnh đạo giỏi là người không trốn tránh mà tự tin duy trì giao tiếp bằng mắt trong khi nói. Điều này cũng thể hiện sự tôn trọng và chân thành, giữ một tư thế hợp lý để thể hiện sự tự tin. Bạn phải tránh các cử chỉ gây hiểu lầm hoặc tỏ ra thiếu lịch sự như khoanh tay trước ngực hay liên tục chỉnh sửa trang phục/ ồ trang sức, đồng thời đảm bảo nét mặt phù hợp với thông điệp muốn truyền đạt…

4. Cách truyền tải các tin xấu

Không ai muốn nghe tin xấu nhưng đây là một phần công việc của người lãnh đạo và quan trọng là làm sao bạn truyền đạt thông tin đó một cách khéo léo.

Việc truyền đạt tin xấu một cách trực tiếp sẽ tốt hơn so với qua email hoặc ghi chú; nó thể hiện thái độ chịu trách nhiệm, chân thành và dành cho các nhân viên một cơ hội để phản ứng và thảo luận về tác động của luồng thông tin đó tới họ như thế nào.

5. Biết cách nói không

Ở bất kỳ một vị trí lãnh đạo nào, nói “không” với nhân viên và các ý tưởng thiếu tính khả thi cũng là một phần trong công việc. Việc thẳng thừng từ chối ai đó một cách tế nhị là điều rất quan trọng.

Tuy nhiên, bạn nên thể hiện sự đồng cảm với người mà bạn đã nói “không” để họ biết rằng bạn hiểu rõ hoàn cảnh, giải thích cho họ lý do thuyết phục về việc từ chối và kết thúc cuộc trao đổi bằng một lời nhắn gửi tích cực bằng cách đưa ra một cách giải quyết khác.

6. Kỹ năng đàm phán

Nhà lãnh đạo cần rất nhiều tình huống đàm phán và đó là kỹ năng mà ai cũng cần phải trau dồi và học hỏi. Trong mọi tình huống, hãy xem xét mọi việc bằng cách quan sát đôi mắt của người đối diện, chuẩn bị nhiều lựa chọn, thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và hiểu đối phương đồng thời đề xuất các giải pháp hợp lý để họ biết bạn là người hợp tác.

7. Kết nối với nhân viên và đồng nghiệp

Xây dựng mối quan hệ thân thiết giữa nhà quản lý và nhân viên là hoàn toàn cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả.

Hãy luôn nhắc đến tên của người đang trao đổi, thể hiện rằng bạn quan tâm tới đời sống cá nhân của nhân viên, đánh giá cao những đóng góp để các đồng nghiệp cấp dưới cảm thấy rằng họ là những thành viên quan trọng trong tổ chức.

8. Đưa ra những lời phê bình

Đối với các nhà lãnh đạo, việc phê bình là vô cùng quan trọng trong việc duy trì các tiêu chuẩn cao và nỗ lực làm việc để đạt các tiêu chuẩn đó.

Hãy phê bình một cách kín đáo, không chỉ tay, không nghiêm trọng hóa vấn đề, không thêm dầu vào lửa, xác định rõ ràng điều bạn muốn thay đổi và yêu cầu những kỹ năng của người đó để họ thấy rằng họ có trách nhiệm phải hoàn thành công việc.

9. Xử lý nhân viên không chấp hành kỷ luật

Bất kỳ một công ty nào cũng sẽ luôn có những nhân viên mà hành vi và thái độ của họ có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới môi trường làm việc chung. Những nhà lãnh đạo phải biết cách xử lý những nhân viên này. Bạn nên chỉ ra hành vi không được chấp nhận và cho họ lên kế hoạch sửa đổi, theo dõi hàng ngày để đảm bảo sự tiến bộ.

10. Duy trì sự chuyên nghiệp

Đối với những nhà lãnh đạo luôn thân thiện, gần gũi với nhân viên thì duy trì sự chuyên nghiệp không hề dễ. Tuy nhiên, hãy thiết lập ranh giới rõ ràng khi làm việc với nhân viên và các thành viên hỗ trợ nhằm tránh tạo ra sự thiên vị dẫn đến những đánh giá không hay.

11. Quản trị sự thay đổi

Mỗi người sẽ phản ứng với thay đổi theo nhiều cách khác nhau. Nhân viên thường đánh giá lãnh đạo qua cách họ quản trị sự thay đổi, đặc biệt là đối với các biến động xấu.

Do đó, hãy dành cho nhân viên cơ hội chia sẻ suy nghĩ hay những nghi vấn của họ về tình hình công ty, tập trung vào mặt tích cực sẵn sàng đưa ra câu trả lời cho tất cả câu hỏi.

12. Kiểm soát các hành vi chống đối

Trong một công ty không thiếu những hành vi, thái độ chống đối. Là lãnh đạo, bạn phải kiểm soát các hành vi chống đối một cách khéo léo bằng cách tập trung vào vấn đề, tránh đối đầu; đồng thời, chịu trách nhiệm nếu bạn là một trong những nguyên nhân khiến mâu thuẫn xảy ra và đề nghị sự giúp đỡ của các lãnh đạo cấp cao để tìm ra giải pháp.

13. Xử lý các phàn nàn

Lãnh đạo là người thường xuyên nhận được những lời phàn nàn từ phía nhân viên. Kỹ năng lãnh đạo tốt là kỹ năng xử lý những phàn nàn đó một cách khéo léo và công bằng nhất.

Hãy đặt câu hỏi với người phàn nàn để biến họ thành một phần của giải pháp và xem xét việc tạo ra một quy tắc là không bao giờ phàn nàn trừ khi đề xuất được giải pháp khác để giải quyết vấn đề.

14. Rèn luyện nhân cách tốt

Ai cũng muốn mình là một người lãnh đạo lịch sự và được nhân viên yêu mến. Để làm được điều đó, hãy tôn trọng thời gian của người khác và đến sớm trong các cuộc họp, không sử dụng điện thoại trừ khi thật cần thiết, không ngắt lời người khác và đảm bảo bạn luôn nói “làm ơn…” và “cám ơn”.

15. Kiểm soát bản thân trong các cuộc tranh luận

Những nhà lãnh đạo xuất sắc luôn giữ một cái đầu lạnh, mở lòng với quan điểm của người khác và tiến tới sự công bằng. Do đó, bạn nên tìm kiếm một vị trí trung lập, lịch sự, bình tĩnh và duy trì giọng nói ổn định, tránh kích động một ai khác trong cuộc tranh luận và tập trung vào những vấn đề tiếp theo.

16. Ủy quyền

Ủy quyền tưởng chừng như là một công việc đơn giản nhưng nó đòi hỏi sự khéo léo và kỹ năng để thúc đẩy nhân viên làm việc và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Khi muốn ủy quyền, hãy làm rõ mục tiêu và kết quả mà bạn mong đợi, chỉ rõ các thử thách và thảo luận về những chướng ngại vật mà nhân viên có thể sẽ phải đối mặt, đồng thời đưa ra các hỗ trợ nếu có.

17. Thúc đẩy tinh thần làm việc

Nhân viên trong công ty của bạn không phải lúc nào cũng hứng khởi làm việc, sẽ có lúc họ bị phân tán, xao nhãng, căng thẳng và họ cần một nhà lãnh đạo đủ tài đức – người mà .

Là lãnh đạo, bạn phải quan tâm tới nhu cầu cảm xúc của họ, thúc đẩy tinh thần làm việc cũng như cho mỗi người thấy vai trò, vị trí quan trọng của họ trong mục tiêu chung.

18. Đánh giá nhân viên

Đánh giá nhân viên cần sự minh bạch và công bằng, bạn phải nhận ra rằng mỗi nhân viên đều có những đóng góp nhất đinh, qua đó biểu dương thành tích của từng cá nhân sao cho phù hợp, tạo điều kiện cho các nhân viên khác học hỏi, chúc mừng lẫn nhau, động viên, khích lệ.

19. Triệt tiêu những hành vi xấu

Công ty nào cũng vậy, luôn có thể có những nhân viên có thể tác động tiêu cực tới khách hàng, năng suất làm việc hay văn hóa doanh nghiệp. Hãy để ý tới các hành vi như đi muộn, lấn chiếm không gian cá nhân của người khác, có những lời lẽ không phù hợp, hay phán xét, buôn chuyện và không ngừng phàn nàn.