Đưa ra lời phê bình vừa dễ vừa khó. Bạn cần nắm nghệ thuật phê bình cấp dưới sao cho không ảnh hưởng đến mối quan hệ của đôi bên mà vẫn giúp nhân viên tiến bộ.
Dưới đây là những cách phản hồi hiệu quả dựa trên những kết quả khảo sát mà các nhà quản lý có thể áp dụng để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, có thái độ xây dựng:
1. Làm rõ nguyên nhân vấn đề trước khi phê bình
Trước khi xem xét phê bình 1 ai đó cũng như lựa chọn cách phê bình công khai giữa đông người hay gặp riêng, bạn phải làm rõ nguyên nhân vấn đề, xem lỗi đó do ai, nguyên nhân chủ quan hay khách quan nhiều hơn…
Đừng vì bên trọng bên khinh mà quên mất vai trò “trọng tài” công bằng, thưởng phạt phân minh của người lãnh đạo. Bạn cần có cái nhìn khách quan để xem xét, điều tra nguyên nhân căn bản của vấn đề. Có như vậy, khi bị phê bình, nhân viên mới thực sự “tâm phục khẩu phục” và thêm phần nể phục bạn.
Bạn cũng nên xem mức độ vi phạm, lỗi lầm để có thể chọn lựa phương án phê bình cá nhân cụ thể hay có thể gửi email nhắc nhở toàn thể nhân viên…. Nhắc nhở một cách gián tiếp như thế khiến nhân viên cảm thấy được tôn trọng và dễ tiếp thu, lại không cảm thấy xấu hổ vì bị “chỉ tận tay, day tận trán”.
2. Chọn thời điểm và thời gian, không gian thích hợp
Thời gian cũng là yếu tố cần phải xem xét khi muốn phê bình ai đó, tất nhiên bạn sẽ nổi xung lên và muốn “tổng sỉ vả” ngay lập tức lúc đang nóng giận, nhưng đó là sai lầm. Tuyệt đối đừng bao giờ phê bình cấp dưới khi bạn đang quá nóng giận, thất vọng hay vội vàng. Cho dù việc này có thể làm bạn tạm thời “hạ hỏa” nhưng về lâu dài, lợi bất cập hại.
Cũng không nên chỉ trách thẳng thắn một nhân viên về những vấn đề “tế nhị” trước mặt các nhân viên khác. Bởi trong thời điểm ấy, việc phê bình lại gần như hạ nhục một cá nhân nào đó.
3. Phản hồi mang tính tích cực nhiều hơn tiêu cực
Tuy bạn rất muốn phát ngôn những lời lẽ tiêu cực, nóng giận nhưng hãy bình tĩnh để không phải có những lời không kịp lấy lại nữa.
Hãy lưu ý những “phát ngôn tích cực” (thể hiện sự hỗ trợ, thái độ ghi nhận và sự khích lệ) thường có tác dụng gấp nhiều lần so với các “phát ngôn tiêu cực” (chỉ trích, bất đồng, phản đối).
Bạn có thể “chỉnh” nhân viên của mình hay thậm chí phê bình họ nhưng bạn cần làm điều đó trong một bối cảnh tích cực. Khi đó, bạn sẽ nhận thấy những kết quả tốt nhất, duy trì được tinh thần và sự gắn bó của nhân viên.
4. Khi phản hồi, tập trung nhiều hơn về điểm mạnh và sự đóng góp của người khác
Phê bình là nhấn mạnh vào lỗi lầm của họ, xoáy vào điều mà chúng đang cần phê bình, chỉ trích nhưng không vì thế mà bạn quên đi những điểm mạnh cũng như những đóng góp mà họ đã từng làm cho công việc.
Để không nhận được “hiệu ứng ngược”, các nhà quản lý nên làm ngược lại: nên chi tiết và cụ thể hơn khi nói đến các điểm mạnh, tích cực, khích lệ tinh thần của họ hơn là chì chiết vào lỗi đã mắc phải và không thể làm khác được nữa.
5. Nhấn mạnh sự hợp tác và những điểm chung
Cùng với thái độ phê bình, chỉ trích, bạn cần có thái độ khách quan và cố gắng nhấn mạnh vào sự hợp tác lâu dài giữa đôi bên, tạo ra một môi trường an toàn về mặt tâm lý cho nhân viên, tránh việc họ muốn nghỉ việc và bạn sẽ tốn thời gian để bù đắp nhân sự. Gỡ rối và cùng nhau tiến bộ, hợp tác là điều quan trọng nhất.
6. Khen mà chê
Khi gặp riêng nhân viên, bạn nên nói những lời nhẹ nhàng, hóm hỉnh sẽ lại mang hiệu quả hơn nhiều so với những lời chỉ trích nặng nề, gay gắt.
Ví dụ “đặc trị” nhân viên đi làm muộn khéo léo như này: “Cậu làm việc hiệu quả đấy, nhưng cố gắng đến đúng giờ để mọi người không phải chờ lâu nhé”…
Hãy cố gắng giao tiếp với nhân viên theo những cách khiến tự họ cảm thấy thoải mái, được đối xử công bằng, được tôn trọng, không thấy bị sỉ nhục, tức giận hay có cảm giác bị tổn thương.
7. Tránh “ công kích” cá nhân
Bạn nên tuyệt đối tránh những câu nói như: “Anh lúc nào chẳng thế”, “Anh lại định chống đối nữa hả?”… phủ nhận hoàn toàn đóng góp của cá nhân đó cũng như không nên uy hiếp và dồn nhân viên đến chân tường.
Khi nhân viên đã biết nhận lỗi, hãy dừng chủ đề phê bình lại và tạo cơ hội để họ có thể sửa sai. Đừng nhắc đi nhắc lại trước mặt mọi người về lỗi lầm của một ai đó, tránh để họ nhầm tưởng rằng sếp lấy việc công để giải quyết thù oán cá nhân.
8. Khen ngợi kịp thời sự tiến bộ
Nếu đã dành thời gian để phê bình, bạn đừng quên dành thêm chút thời gian để khen ngợi họ. Điều này không chỉ giúp đẩy nhanh tốc độ quá trình “cải tạo” nhân viên, mà xa hơn, nếu những lời khen ngợi được đồng hành cùng lời phê bình, nhân viên của bạn sẽ trở nên bình tĩnh tự đánh giá thường xuyên bản thân, công việc của họ mà không phải lo sợ khi nghĩ đến những lời phê bình, rầy la của sếp.
Đồng thời, đó cũng là động lực để họ cố gắng sửa sai cũng như phát huy năng lực bản thân tối đa.
