Tưởng đơn giản nhưng việc viết email thế nào cho đúng là rất quan trọng. Một số từ ngữ dư thừa trong email có thể làm giảm ý nghĩa thông điệp của bạn, và tạo cảm giác là bạn thiếu sự quả quyết.
Nếu bạn muốn nhận được sự tin cậy trong công việc, cũng như muốn nhận được những câu trả lời có ý nghĩa thì hãy tránh những từ/cụm từ dưới đây.
1. “Chỉ…” / “Đơn giản là…”
Ví dụ: “Tôi chỉ/đơn giản là muốn… kiểm tra xem bạn có thông tin phản hồi nào về các bản thảo tôi đã gửi qua hay không”.
Từ này hạ thấp tầm quan trọng của công việc đang được thảo luận. Nó hàm ý rằng đây là việc không cần được ưu tiên, hoặc không đòi hỏi kỹ năng hay thời gian đáng kể.
Hãy dùng: “Bạn có phản hồi nào về các bản thảo tôi đã gửi qua không? Tôi cần chúng vào cuối ngày”.
2. “Có thể”
Ví dụ: “Có thể tôi sẽ gửi bản phân công nhiệm vụ vào buổi trưa”.
Từ này mang hàm ý không chắc chắn. Nếu bạn đang do dự về điều gì đó, hãy cung cấp thông tin thực tế hơn.
3. “Thử…” / “Cố gắng…”
Ví dụ: “Tôi sẽ thử/cố gắng chỉnh sửa bài viết bạn đã gửi cho tôi”.
Từ này cho thấy bạn không tự tin vào khả năng của bản thân mình. Việc yêu cầu sự trợ giúp từ người khác chẳng có gì sai, nó cho thấy bạn thực sự quan tâm về kết quả công việc.
Hãy dùng: “Tôi sẽ sửa bài viết ngay bây giờ. Bạn có thể dành cho tôi 5 phút trước khi tôi bắt tay vào làm được không, vì tôi có một số thắc mắc?”
4. “Nghĩ rằng…” / “Theo quan điểm của tôi thì…” / “Tôi cảm thấy là…”
Ví dụ: “Tôi nghĩ rằng chúng ta nên kiểm tra số lượng bạch cầu của bệnh nhân”.
Cách nói này sẽ tạo điều kiện để người nghe bác bỏ ý kiến của bạn. Hãy tự tin vào ý kiến của bản thân mình.
Hãy dùng: “Hãy kiểm tra lượng bạch cầu của bệnh nhân”.
5. “Thứ gì đó”
Ví dụ: “Tôi đã thấy đơn khiếu nại của khách hàng. Tôi sẽ tặng họ phiếu giảm giá hoặc một thứ gì đó khác”.
Cụm từ này cho thấy bạn không quan tâm về độ chính xác của thông tin bạn cung cấp, gây tổn hại đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Hãy dùng: “Tôi đã thấy khiếu nại của khách hàng về việc giao hàng chậm trễ ngày hôm qua. Tôi sẽ tặng họ một phiếu giảm giá vào lần mua hàng tiếp theo”.
6. “Có lẽ…”
Ví dụ: “Có lẽ là chúng ta nên giải thích lý do chúng ta bắt tay vào công việc kinh doanh”.
Nó tạo cảm giác là bạn không có chính kiến rõ ràng, và đang có phần lo lắng
Hãy dùng: “Hãy viết một chương để nói về lý do chúng ta bắt tay vào công việc kinh doanh”, “Tôi có khả năng dự hội nghị vào tháng Ba”.
7. “Lấy làm tiếc là…”
Ví dụ: “Tôi rất lấy làm tiếc là có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều, liệu chúng ta có thể làm việc lúc 2 giờ?”
Cách nói này hoàn toàn không cần thiết và làm giảm giá trị tiếng nói của bạn. Hãy nói thẳng ra yêu cầu của bản thân và những gì bạn muốn, không nhất thiết phải xin lỗi ngay từ đầu.
Hãy dùng: “Tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Bạn có rảnh vào lúc 2 giờ chiều không?”
