Bài viết của anh Hà Chiến Thắng, Awaken Your Mind, đăng trong Group Facebook Quản trị và Khởi nghiệp.
Tôi là một người quản lý trẻ.
Trẻ ở đây được hiểu theo 2 hướng:
– Trẻ về độ tuổi.
– Trẻ về kinh nghiệm quản lý.
Thật ra, tôi đã bắt đầu công việc quản lí của mình cách đây hơn 4 năm, và giờ này, thì cũng chẳng còn mới mẻ hay trẻ trung gì nữa, tuy nhiên tôi nghĩ, mình vẫn còn quá ít ỏi trong kinh nghiệm so với những anh chị trong group. Tôi thích viết, và thật ra có nhiều chủ đề tôi có thể viết khá hơn so với chủ đề về quản lí. Nhưng mà, tôi xin mạo muội chia sẻ với anh chị những câu chuyện dưới đây, hi vọng bài viết sẽ hữu dụng với anh chị.
Xuất phát từ câu chuyện của chính mình, tôi rất hiểu và đồng cảm với những anh chị vừa bắt đầu công việc của mình với vai trò là một người quản lý. Tôi gọi đó là khoảng thời gian “ánh sáng màu đen” của cuộc đời. Là ánh sáng, bởi vì chúng ta vừa được thăng tiến, được đảm nhận một công việc thử thách hơn. Là màu đen, bởi vì đơn giản: nó đen thật.
Bạn là một nhân viên giỏi, và nếu giữ bạn với vai trò là một nhân viên thì chẳng ai có thể qua được bạn, kết quả công việc của bạn luôn xuất sắc và được đánh giá cao. Bạn rất tự tin, bạn nghĩ rằng mình có thể kiểm soát tốt mọi thứ. Rồi cơ hội đến, bạn được bổ nhiệm lên vị trí quản lí, và, dĩ nhiên, bạn tin rằng mình sẽ làm tốt các công việc ở vị trí mới này cũng xuất sắc như trước. Nhưng không, bạn gặp rối ren, rõ ràng là tần suất công việc bạn tăng lên, sự tập trung cũng tăng lên…nhưng kết quả thì không như mong đợi. Bạn cảm thấy áp lực.
Tôi có thể miêu tả bạn trong lúc này:
– Có hàng loạt câu hỏi tại sao mà không trả lời được.
– Luôn cảm thấy nhân viên cấp dưới chống đối, không phục hoặc nặng hơn là thể hiện ra mặt.
– Bạn còn chẳng biết mình phải làm gì tiếp theo để công việc được suông sẻ.
– Tệ hơn, nếu bạn đang quản lí một team mà có nhiều người lớn tuổi hoặc bằng tuổi, bạn chẳng biết cư xử thế nào cho phải phép.
– Kinh khủng hơn nữa, bạn còn chưa có chức danh cụ thể, nhưng đã phải chịu trách nhiệm.
Đầu tiên, tôi cho bạn biết một thông tin là điều mà bạn đang mắc phải là chuyện bình thường và dường như người quản lí nào cũng đã từng đương đầu cả. Nên không có gì phải ngại nhé, việc của bạn hiện tại là bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc. Đừng căng thẳng nữa, thư giản một chút nhé.
Khi còn vài ngày nữa thì tôi tổ chức sinh nhật 23 tuổi, tôi được giao nhiệm vụ về phụ trách quản lí một Phòng Giao dịch của một Ngân hàng Thương mại, mà chính xác, thì Phòng giao dịch này có quy mô không hề nhỏ, số lượng nhân sự tương đối và dấu ấn của người quản lí trước quá rõ nét. Nhân sự mà tôi “quản lí” thời điểm đó gần 10 người – tất cả đều lớn tuổi hơn tôi, quan trọng hơn, tôi chỉ được giao nhiệm vụ chứ chưa có chức danh cụ thể. Tôi bị áp lực khủng khiếp, toàn bộ nhân sự quay lại “cắn” tôi bởi vì không phục và ép tôi phải rời đi. Sếp thì ở xa, một mình tôi phải chịu áp lực về số liệu kinh doanh của cả đơn vị, không hề có bất cứ một mối quan hệ nào với khách hàng, và nhân viên thì: bạn cũng biết rồi đấy.
Trải dài những đêm trằn trọc không ngủ được, nhiều thời điểm tôi nghĩ mình nên bỏ cuộc cho xong. Hồi trước làm nhân viên xuất sắc biết dường nào, được mọi người yêu quí. Thế mà bây giờ, tôi thấy chán.
Nhưng tính tôi thì lì lợm lắm, càng khó khăn tôi càng muốn chinh phục. Để gạt hết những suy nghĩ tiêu cực, tôi tìm đến sách. Cuốn sách giúp tôi thời điểm đó là cuốn LÃNH ĐẠO KHÔNG CHỨC DANH, LÀM CHỦ GIỌNG NÓI TRONG ĐẦU và NHÀ QUẢN LÍ TRẺ. Tôi đọc sách và thực hành, tối đọc, sáng thực hành. Và điều này vẫn đúng với tôi cho đến hiện tại, mỗi một giai đoạn tôi cần một quyển sách dạy mình. Tôi không làm gì khác ngoài sách chỉ cả, thỉnh thoảng nói chuyện với sếp, tôi cần được động viên.
Bước một trong hành trình chinh phục nhân viên là chia rẽ họ ở mức độ có kiểm soát. Bạn nên nhớ, nhân viên bạn cũng là con người, và không có gì là chắc chắn trong suy nghĩ của họ cả. Trong trường hợp của tôi, nếu tôi để họ quá đoàn kết, thì tôi sẽ thất bại. Dần dần 10 con người không còn nói xấu tôi hoặc tỏ thái độ với tôi quá rõ nét nữa, bởi, họ biết rằng, họ cần bảo vệ họ trước hơn là “cắn tôi”. Công cụ của tôi lúc này sẽ là:
– Họp 1-1 với từng nhân sự định kì. Dĩ nhiên, kịch bản với từng nhân viên là khác nhau. Nhân viên A sẽ không biết tôi nói gì với nhân viên B cả, và ngược lại. Dần dà, họ càng đề phòng nhau và tập trung cho công việc của chính mình.
– Thể hiện sự quyết liệt và sẳn sàng “cắt đuôi”. Bạn có thể áp dụng được cách này nếu bạn thực sự mạnh về công việc và có thể đảm đương tốt mọi việc.
– Tập trung toàn lực vào kết quả thực hiện công việc và dựa trên con số. Đánh giá theo ngày và tỏ thái độ rõ ràng. Nếu bạn chưa đủ mạnh thì sử dụng sức mạnh của sếp bạn. Nghĩa là buộc họ phải làm việc và công việc đó phải thể hiện bằng số liệu và kết quả. Dĩ nhiên là bạn phải đảm bảo mình đủ năng lực kiểm soát số liệu. Việc áp dụng cách này giúp bạn đảm bảo rằng doanh số toàn team sẽ tăng trưởng, mà doanh số toàn team tăng trưởng thì bạn có cơ sở để bảo vệ chính bạn.
– Không quan tâm đến điều tiếng, “yếu tố hành lang”, nếu bạn chỉ tập trung vào việc này thì chẳng còn thời gian nào để bạn làm tốt công việc của mình cả.
– Học cách tin tưởng khi giao việc. Giao việc là giao trách nhiệm, rõ ràng và chi tiết. Nhân viên cần biết trách nhiệm của họ ở mức độ nào và ảnh hưởng đến họ ra sao nếu làm không tốt. Nếu bạn cứ ôm mọi thứ vào người và không tin tưởng ai cả thì sẽ có ngày bạn bị overload và mọi thứ sẽ trở nên hỗn loạn.
Thứ hai là giải quyết những vấn đề mà nhân viên không giải quyết được. Nếu bạn chỉ giải quyết những vấn đề mà nhân viên của bạn đều xử lí được thì chắc chắn, bạn sẽ không thể nào để họ phục được. Có rất nhiều trường hợp, tôi đã xử lí và lấy được lòng tin:
– Có khách hàng than phiền và chửi bới, tôi luôn là người xử lí ổn thỏa. Mà cũng ngộ, tôi không hiểu vì sao thời điểm đó, khách hàng chửi bới la ó họ quá trời mà khi gặp tôi, hoặc nói chuyện với tôi, khách “hiền” lạ, trở nên dễ tính và nhẹ giọng.
– Khách hàng nào nhân viên không chốt bán được, bạn là người chốt bán và đem khách hàng về. Chỉ có như thế, bạn mới có thể quản và kích thích tinh thần, hoặc:
– Trao đổi và xử lí với khách hàng nội bộ ổn thỏa và thúc đẩy nhanh công việc, đặc biệt là những việc mà nhân viên bạn làm hoài không xong và họ đang cảm thấy rối ren.
Thứ ba là học cách tha thứ và bao dung. Trong quá trình làm việc, nhiều nhân viên sẽ mắc lỗi, việc của bạn là vừa đánh vừa xoa. Bạn cứ hình dung, một nhân viên bước vào phòng họp với tâm thế là cãi vả và biện hộ về những lỗi lầm. Nhưng kịch bản thì khác, bạn chỉ trao đổi đến những vấn đề cá nhân, về công việc và nêu lên sự hỗ trợ của bạn cho họ.
Thứ tư là làm gương. Nếu như trước đây cả đơn vị tôi không ai đi làm đúng giờ thì dưới thời của tôi, mọi người đều rất nghiêm túc. Cách của tôi là làm gương, tôi luôn đến sớm và khen ngợi những người đến sớm như tôi. Dần dà, những người đến trễ tự động cảm thấy xấu hổ và ngại nên đành đến đúng giờ. Tôi không hề nà bất cứ việc gì, tôi có thể hỗ trợ mọi người từ việc nhỏ nhất để giúp đở cho công việc của họ. Xắn tay áo và làm tất cả các công việc mà mọi nhân viên đều phải làm. Cứ hình dung, mỗi lần khiêng vật gì nặng thì tôi có mặt đầu tiên. Tôi sẳn sàng ở lại trễ để chấm chứng từ, kiểm kê hàng, xé tờ khai…dĩ nhiên, tôi thường xuyên là người đi làm về trễ nhất. Tôi không thể yêu cầu mọi người ở lại làm trễ nếu như tôi cứ về sớm.
Cuối cùng là cư xử đúng mực, vì bạn còn nhỏ tuổi. Tôi xưng tên và gọi mọi người là anh chị. Tôi chưa có gia đình, tôi còn trẻ, còn khỏe, còn không có nhiều nỗi lo, thì, tôi sẳn sàng san sẽ những nổi lo đó với mọi người. Tôi nhớ một anh nhân viên lớn hơn tôi 6 tuổi mà sau khi làm với tôi được 6 tháng, tôi đã hỗ trợ move up anh lên một vị trí mới. Khi nhận quyết định, anh cám ơn tôi, anh bảo tôi là người đầu tiên mà anh có thể chia sẽ tâm tư và nguyện vọng của mình. Anh cần phát triển, mình không phụ người thì người không phụ mình, tôi tin là như thế.
Tôi nhận được quyết định bổ nhiệm chính thức khi chưa tròn 24 tuổi. Cuộc hành trình của tôi lại tiếp tục là những khó khăn và thử thách. Nhưng, tôi nhìn mọi việc trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều, vì đơn giản, tôi đã vượt qua giai đoạn còn khó khăn nhiều hơn gấp bội. Đối với tôi, công việc của một người quản lý trẻ thật sự tuyệt diệu. Bạn sẽ phải vận dụng hết mọi năng lực và kỹ năng bạn có để có thể trụ vững, bạn phải đủ tỉnh táo, biết kiềm chế cảm xúc và có ý chí kiên cường.
Phần thưởng rất ngọt ngào dành cho những ai luôn cố gắng, hãy đừng bỏ cuộc vì những áp lực tạm thời. Thức dậy mỗi ngày và đón chờ thử thách theo cách tích cực nhất, năng lượng tích cực sẽ mang những may mắn đến với bạn. Bạn cần một người đồng minh, người mà bạn có thể chia sẻ tất cả và hiểu được những áp lực của bạn, người đó có thể là sếp, mà theo tôi, đồng nghiệp ngang cấp có kinh nghiệm hơn bạn.
Bạn là một người quản lí trẻ và bạn đang gặp khó khăn. Tôi hi vọng bạn sẽ áp dụng được chút ít gì đó kinh nghiệm của tôi trong bài viết này để giải quyết câu chuyện của bạn. Lời khuyên chân thành cuối cùng mà tôi muốn lặp lại đó là: hãy cứ bình tĩnh, hầu như người quản lí trẻ nào cũng gặp những vấn đề như bạn cả, bạn không phải là ngoại lệ đâu. Nếu bạn cứ xoắn lên thì bạn chẳng giải quyết được việc gì ra hồn cả. Cứ bình tĩnh mà sống, bạn nhé.
