Kế hoạch tài chính là thành tố quan trọng nhất trong một bản kế hoạch kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Là một phần quan trọng trong kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính giúp bạn dự kiến dòng tiền và lợi nhuận trong tương lai. Việc quản lý tài chính không có hiệu quả là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của các công ty, không kể công ty vừa và nhỏ hay các tập đoàn công ty lớn.
Chuẩn bị kế hoạch tài chính còn giúp các startups kiểm soát chi phí, tốc độ tiêu tiền và đánh giá hiệu quả hoạt động thực tế so với kế hoạch, từ đó có những kế hoạch phù hợp. Các nhà đầu tư (giai đoạn VC và angel) cũng đòi hỏi một kế hoạch tài chính trong 1-3 năm tới của startups khi thẩm định.
Để hiểu các bước cần thiết khi xây dựng kế hoạch tài chính, bạn phải hiểu kế hoạch tài chính là gì và vai trò, lợi ích của nó với mỗi doanh nghiệp.
1. Kế hoạch tài chính là gì?
Việc lập kế hoạch tài chính rất quan trọng đối với 1 doanh nghiệp vì liên quan tới các mục tiêu tài chính đã xác lập cũng như cách thức sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu này.
Ngoài ra, lập kế hoạch tài chính cũng là phần công việc tốn nhiều thời gian và nhân lực do cần đến sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp . Kế hoạch tài chính về bản chất là tập hợp các mục tiêu tài chính (định lượng và định tính) và các phương pháp sử dụng các nguồn lực (trong và ngoài doanh nghiệp) nhằm đạt được các mục tiêu đó.
Về mặt hình thức, kế hoạch tài chính sẽ là tập hợp của nhiều báo cáo tài chính khác nhau về cách thức lập và mục đích sử dụng. Các báo cáo này thường được trình bày dưới dạng bảng tính, biểu mẫu, sơ đồ…thể hiện các dự đoán, phân tích, đánh giá, kiểm soát toàn bộ các nội dung hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ cụ thể.
Thông thường về mặt thời gian người ta thường phân thành 2 loại: Kế hoạch tài chính ngắn hạn (trong vòng 01 năm, nhiều khi thường được xem là Budget tuy về bản chất là không phải) và kế hoạch tài chính dài hạn (từ 3 đến 5 năm trở lên).
2. Lợi ích của kế hoạch tài chính với doanh nghiệp
– Quan trọng nhất là doanh nghiệp xác định được mục tiêu tài chính của mình là gì? Thực hiện bằng cách thức nào? Lộ trình thực hiện cụ thể hàng năm ra sao?
– Thị trường và các nhà đầu tư có thể có được sự hiểu biết tương đối về doanh nghiệp, giúp xây dựng lòng tin trong cộng đồng, tính minh bạch trong điều hành.
– Qua kế hoạch tài chính thị trường và các nhà đầu tư có cơ sở đánh giá tính khả thi của các phương án kinh doanh tại doanh nghiệp, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tiếp xúc với các nguồn vốn hay tìm được đối tác phù hợp.
– Doanh nghiệp và nhà đầu tư lấy kế hoạch tài chính làm cơ sở đánh giá hiệu quả kinh doanh, đánh giá năng lực điều hành của đội ngũ quản lý.
– Trên cơ sở kế hoạch tài chính, các cấp quản lý trong doanh nghiệp triển khai các kế hoạch ngân sách (Budgeting) để thực hiện quản lý, kiểm soát chi tiêu phù hợp với chiến lược, định hướng kinh doanh đã được vạch ra.
Xây xong kế hoạch tài chính mới hoàn thành 50% chặng đường, 50% còn lại là sự giám sát, cập nhật lại kế hoạch tài chính (đặc biệt là ngắn hạn) cho phù hợp với thực tế. Nếu bạn không có công cụ để so sánh, đối chiếu, giám sát kế hoạch tài chính thì bạn đã uổng phí toàn bộ công sức trước đó.
3. Các bước xây dựng một kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính là một phần của quản lý tài chính. Hoạt động này đòi hỏi phải có sự đầu tư nghiên cứu trước khi bắt tay vào xây dựng. Không nên bỏ sót bất kì một thông tin nào liên quan đến các vấn đề tài chính. Hãy chuẩn bị sẵn cho mình một vốn kiến thức kha khá để bạn không bị bỡ ngỡ trước những quyết định sắp tới.
Xác định nhu cầu tài chính
Một chủ doanh nghiệp khôn ngoan là người biết ưu tiên những mục tiêu quan trọng và quyết định những bước đi phù hợp. Người chủ doanh nghiệp tương lai cần phải xác định những nhu cầu tài chính bằng cách trả lời những câu hỏi như: Mục tiêu đầu tư của bạn là gì? Bạn sẽ đầu tư bao nhiêu tiền? Bạn đầu tư vào cổ phiếu, trái phiếu hay cả hai? Bạn định đầu tư dài hạn hay ngắn hạn? Bạn mong đợi quyền lợi gì từ sự đầu tư của mình? Khi đã xác định cho mình những nhu cầu tài chính cụ thể, bạn sẽ định hướng được những bước đi tiếp theo.
Thu thập dữ liệu tài chính
Sau khi đã xác định rõ nhu cầu tài chính, bước tiếp theo là bạn cần lập ra một bảng kế hoạch tài chính để hiểu thêm về dòng tiền mặt bạn định đầu tư và trách nhiệm pháp lý của bạn. Trong bước này bạn có thể cần đến sự giúp đỡ của chuyên gia kế hoạch tài chính, người sẽ giúp bạn thu thập những tài liệu cần thiết về tài sản, trách nhiệm pháp lý, các khoản khấu trừ thuế, bảng cân đối thu nhập và chi tiêu, nhân viên, quỹ hưu trí, di chúc (hay tín thác), chính sách bảo hiểm, môi giới, báo cáo ngân hàng,…
Bên cạnh đó, kế hoạch cũng cần xác định rõ các mục như tuổi nghỉ hưu, trợ cấp nghỉ hưu, bạn muốn phân phối tài sản của mình như thế nào, tình trạng lạm phát có thể xảy ra,.. và những rủi ro có thể gặp phải trong tương lai.
Phát triển kế hoạch tài chính
Việc phát triển kế hoạch tài chính phải bắt đầu từ việc người lập ra kế hoạch của bạn đưa ra những ý tưởng triển khai cho những vấn đề đã được xem xét ở bước trước. Khâu phát triển bao gồm các mục: giải thích những ưu và nhược điểm của kế hoạch, hiểu biết về luật thuế và hệ thống tài chính, xem xét các vấn đề về sức khỏe và an toàn lao động, v.v..
Trình bày kế hoạch tài chính
Tham khảo một tài liệu tốt sẽ giúp bạn có một bài trình bày tốt. Vì thế bạn cần xem xét kỹ lưỡng những dữ liệu đã thu thập được và cố gắng trả lời những vấn đề bạn đang thắc mắc. Bất kì một sự nghi ngờ nào trong kế hoạch cũng cần được làm sáng tỏ sớm nhất có thể.
Triển khai kế hoạch tài chính
Triển khai kế hoạch là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng. Bạn có thể sẽ mất khoảng 4-6 tháng để triển khai kế hoạch đã định. Trong giai đoạn này, các chi tiết phức tạp liên quan đến thuế, bảo hiểm, hay vấn đề nghỉ hưu,…cần được quan tâm nhiều nhất có thể và nếu được thì bạn nên nhờ đến sự cố vấn của các luật sư để đưa ra được những quyết định sáng suất nhất.
Rất có thể ở khâu cuối của quá trình triển khai, kế hoạch tài chính của bạn sẽ nhận được nhiều lời đề nghị hợp tác nếu đó là một kế hoạch được xây dựng trên sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp với nhiều ý tưởng tuyệt vời.
Giám sát kế hoạch tài chính
Trong khi triển khai, các chủ doanh nghiệp cũng cần phải theo dõi, giám sát từng bước của quá trình đó. Các bản đánh giá danh mục đầu tư, bản cập nhật bảo hiểm, bản lựa chọn đầu tư, thuế và các bản báo cáo về tình hình thị trường…là những tài liệu cần được theo dõi một cách cẩn thận nhằm dự đoán và tránh các rủi ro có thể xảy ra.
Bên cạnh đó, các chủ doanh nghiệp tương lai cũng cần sử dụng tối đa khả năng của mình để nghe ngóng, để quan sát và nắm bắt thật nhanh những thay đổi của thị trường và chuyển mình theo những thay đổi đó cho thật phù hợp.
